۲-۲۵-۴ تقویت مهارت تصمیم گیری: تصمیم گیری فرآیندی است که در آن نقش اصلی را اطلاعات بازی می کند، یعنی اول بایستی اطلاعات موردنیاز تصمیم گیری فراهم شود تا بتوان اطلاعات را ترکیب و تصمیم گیری کرد(فرهودی،۱۳۷۹). تکنولوژی اطلاعات موجب می شود که افراد سازمان از بین اطلاعات تولید شده اطلاعات مربوط به تصمیم مورد نیاز را انتخاب و پردازش و مورد استفاده قرار دهند. در فرایند تصمیمگیری، کارکنان نحوه استفاده از اطلاعات را یاد می گیرند. عادت کرده ایم با هر اطلاعاتی که به دستمان می رسد، تصمیم گیری کنیم که این کار حرفه ای نیست .تکیه به عقاید افراد ناوارد و غیرمتخصص نه تنها دردی را دوا نمیکند بلکه آدمی را به ورطه گمراهی می کشاند. همین مشورت و کسب اطلاعات از افراد غیرمتخصص سبب میگردد که انسان در تصمیم گیری به خطا رود. از شاخصهای انسان توسعه یافته این است که در تصمیم گیری فرایند کسب اطلاعات از منابع غیرموثق و در دسترس را جایگزین کسب اطلاعات از منابع موثق کند که این امر نیازمند وجود ساختار اطلاعاتی است. یعنی زمانی که تکنولوژی اطلاعاتی وجود داشته و قابل دسترس باشد.
افراد براساس اطلاعات دقیق تصمیم گیری کرده و درواقع سیستمهای اطلاعات مدیریت مانند سیستمهای پشتیبان مدیریت و سیستمهای پشتیبان تصمیم گیری میتوانند اطلاعات به هنگام، مناسب و سریعی را در اختیار قرار دهند تا با حداقل اشتباه تصمیم گیری کرد(گیوریان،۱۳۸۰). براین اساس، افراد از مهارت تصمیم گیری علمی بهره مند می شوند و از ا ین بابت به مهارت تصمیم گیری در عمل منجر می گردد. به طور کلی IT در ابعاد زیر به تقویت مهارت تصمیم گیری کمک می کند:
مسئله یابی و فرصتیابی که سنگ بنای تصمیمگیری استراتژیک است، سریعتر و دقیقتر انجام میشود؛
برنامه ریزی جامع بهتر تدوین میگردد؛
کیفیت تصمیمات افزای مییابد؛
زمان تصمیمگیری به حداقل میرسد؛
خطای انسانی در شبکه پردازش اطلاعات سازمانی کاهش مییابد؛
گرای به سمت فرضهای تصمیم گیری عقلایی به وجود می آید. [۹]
از طریق بازخوردهای سریع مهارت تصمیم گیری اصلاح می شود. (وارث،۱۳۷۷)
ایجاد روحیه پژوهشی در کارکنان: یکی از کیفیتهایی که بیانگر انسان پرورش یافته است، این است که آنان روحیه پژوهشگری داشته باشند. به وجود آوردن چنین کیفیتی را با کلاس و آموزش رسمی نمیتوان ایجاد کرد. ولی از طریق پیاده سازی ساختار تکنولوژی اطلاعات کارکنان به راحتی به آن مجهزمیشوند. اطلاعات خمیرمایه و اساس تحقیقات است و زمانی که تکنولوژی اطلاعات به راحتی اطلاعات را در اختیار کارکنان قرار دهد و یا تکنولوژی اطلاعات افراد را احاطه کرده باشد، کارکنان به شکل ساختار ی و خودجوش به تحقیق روی آورده و روحیه پژوهشگری تقویت می شود. به طور کلی تکنولوژی اطلاعات در ابعاد زیر به تقویت روحیه پژوهشی کمک میکند:
توانمندی به کارگیری اطلاعات در افراد تقویت می شود؛
توانایی انتخاب اطلاعات بالا می رود؛
قدرت شناخت افراد افزای می یابد؛
افراد نسبت به اطلاعات حساس می گردند؛.
پژوه گروهی شکل میگیرد.
زمانی که تکنولوژی اطلاعات ضعیف و انگیزه به کارگیری آن نیز کم باشد، روحیه تکرار مطالب قبلی حاکم و در حالتی که تکنولوژی اطلاعات قوی و در دسترس و انگیزه به کارگیری کم باشد، روحیه پژوهش به لحاظ هجوم اطلاعاتی شکل می گیرد و زمانی که انگیزه به کارگیری اطلاعات زیاد ولی تکنولوژی اطلاعات ضعیف باشد، روحیه پژوهش عقیم میماند. در حالت مطلوب تکنولوژی اطلاعات قوی و انگیزه زیاد روحیه پژوهشی را در کارکنان کاربردی میکند. (سلطانی،۱۳۷۸)
۲-۲۵-۶ تقویت خود نظارتی: خود نظارتی یکی از ابعاد توسعه منابع انسانی است و هرفردی که بدان مجهزشود، دائماً به بالندگی و کامل ساختن خود فکر میکند. خودنظارتی، نوعی رهبری بر خود است که از آن طریق می توان بر مجموعه دانش و اطلاعات و استعدادها مدیریت کرد. خودنظارتی زمانی کاربردی می شود که فرد به اطلاعات مناسب و مفیدی دسترسی داشته باشد، در این حالت می تواند وضعیت خود را با اطلاعات تولید شده، مقایسه و خود را به روز نگه دارد. باضعیف بودن تکنولوژی اطلاعات بازخورد اطلاعاتی و حرف های لازم به افراد داده نمی شود و در این حالت افراد منتظر نظارت و هدایت مدیران هستند و این امر مطلوبی در نظارت نیست . زیرا معمولاً مدیران سازمان هیچ موقع خود مستقیماً نیاز به داشتن اطلاعات و تخصص در مورد جزئیات تکنولتوژی اطلاعات ندارند و همواره برای آنها اطلاعات کلی کافی است. در این حالت است که نقش اطلاعات دهندگی رابه خوبی ایفا نمی کنند و در نتیجه فرایند نظارت ناقص و ناکافی می شود . بر این اساس، فعال بودن تکنولتوژ ی اطلاعات می تواند خود نظارتی را تقویت سازد.
نکته آخر این است که از آنجایی که منابع انسانی مهم ترین عامل در کسب مزیت رقابتی منسوب شده و از مهمترین عوامل اساسی در توسعه منابع انسانی در سبز فایل توجه مستمر و روز افزون به نقت و جایگاه فناوری اطلاعات در این زمینه می باشد، سازمانها باید توجه خود را در جهت حفظ و توسعه فناوری اطلاعات در سازمان خود و در رابطه با کارکنان خود داشته باشند و اگر در زمینه ای نقصانی در آن مشاهده نمودند نباید ناامید شده بلکه باید به مزایای بلند مدت آن هم بر سازمان و هم بر کارکنان توجه داشته باشند(میرفخرایی،۱۳۸۰).
۲-۲۶ مدیریت منابع انسانی الکترونیک
امروزه فن آوری اطلاعات در همه بخشهای سازمان رسوخ کرده است و حتی مهمترین منبع سازمان یعنی منابع انسانی از این تاثیر بی نصیب نمانده است . فن آوری اطلاعات باعث شده است تا سازمانها نسبت به منابع خود مخصوصا منابع انسانی دید جامع و کاملی داشته باشند. با استفاده ازاین سیستم می توان برمیزان اختیارات کارکنان افزود و اطلاعات کامل و مورد نیاز به آنها داد تا بتوانند وظیفه یا کار سازما ن ر ا به بهترین نحو انجام دهند. از سوی دیگر گسترش فعالیتها و وظایف مدیران در قلمرو مدیریت منابع انسانی و تعامل مستمر بین این فعالیت ها و لزوم طرح ریزیهای هماهنگ در جذب، بهسازی، نگهداری و کاربرد موثر منابع انسانی به عنوان مهمترین منبع استراتژیک هر سازمان، ایجاد سیستم اطلاعا ت متنا سب با آ ن و به روز نگه داشتن اطلاعات این سیستم را در سازمانهای بزرگ ضروری ساخته است . سازمانهای بسیاری در کشورهای آمریکای شمالی و اروپایی از جدیدترین یافته های خود د ر این زمینه سود برده اند و سیستم منابع انسانی الکترونیک را وارد بازار نموده اند. ویژگی این سیستم در انعطاف پذیری آن در سازمانهای مختلف است . بسیاری از سازمانها به تحقیقات مختلفی در این زمینه پردا خته اند و با ارتقاء سیستمهای منابع انسانی به اثربخشی فعالیت مدیریت منابع انسانی کمک نموده ا ند.
۲-۲۶-۱ نقشه مفهومی مدیریت الکترونیکی منابع انسانی
۲-۲۷ مدیریت منابع انسانی و ارتباط با فن آوری اطلاعات
بسیاری از نظریه پردازا ن تغییر رویکرد سازمانها به مدیریت منابع انسانی و همراستایی آن با اهداف استراتژیک سازما ن ر ا نفوذ فن آوری اطلاعات در مدیریت منابع انسانی می دانند. زیرا محور توسعه منابع انسانی وجود اطلاعات کاربردی و جدید است ، اما اطلاعات در یک فرایند منطقی به نام فن آوری اطلاعا ت میتواند به ایجاد و توسعه توانمندیهای جدید در منابع انسانی کمک کند (سلطانی،۱۳۸۲) برای اینکه نفوذ تکنولوژی و میزان پذیرش زیاد باشد و حاصل آن خلاقیت و تغییر شود، فن آوری اطلاعات بوسیله سیستمهای ا طلاعاتی در سازمان به مدیریت من ابع انسانی کمک می نماید و آنرا با استراتژی سازمان منطبق می نما ید . با حضور فن آوری اطلاعات، سازمانها دیگر مدیریت منابع انسانی را بخشی کوچک و مجزا در درون سازمان در نظر نمی گیرند، بلکه آنرا در راستای اهداف خود میبینند و معتقدند که از طریق سیستمهای اطلاعاتی منشعب از فنآوری اطلاعات می توان این امر را محقق ساخت. یکی از این سیستمهای اطلاعاتی که بسیار نیز نوپا و تازه می باشد و به علت نفوذ چشمگیر فناوری اطلاعات مور د توجه قرار گرفته ا ست ، سیستم مدیریت منابع انسانی الکترونیک است که در قالب سیستم هم افزایی الکترونیک به سازمان عرضه میشود ،که درادامه توضیح دا د ه خواهد شد (حسینی،۱۳۸۸).
شکل ( ۲- ۵) تاثیر متقابل مدیریت منابع انسانی و فناوری اطلاعات
۲-۲۸ هم افزایی الکترونیک و مدیریت منابع انسانی الکترونیک
هم افزایی الکترونیکی متفاو ت وتوسعه یافته تر از دیگرسیستمهای اطلاعاتی است . درحالیکه دیگرسیستمها متناسب با نوع، وضعیت وماهیت سازمان استفاده وبا توجه به وظیفه ای که دارند د ر سازما ن نصب و راه اندازی می شو ند ، همانند سیستم حسابداری ، مدیریت منابع انسانی و برنامه ریزی منابع سازمانی ، مدیریت ارتباط با مشتری و مدیریت زنجیره تامین، اما هم افزایی الکترونیک یک سیستم اداری پیش رو جامع مبتنی برشبکه وب و در واقع گسترش یافته سیستم برنامه ریزی منابع سازمانی است که همه سیستمهای فوق را بصورت زیرسیستم درخود جای داده است و بوسیله آن همه اطلاعات بین افراد توزیع می شود. این سیستم سازمان را قاد ر می سازد تا همه فرایندها و عملیاتش را از قبیل: مدیریت روابط مشتری، سرویس خدمات مشتری، جریان الکترونیکی کار، مدیریت دانش واسناد و مدارک، بازاریابی و برنامه های فروش، استخدام، برنامه ریزی منابع، پورتالها ی وب ، گزارش دهی به هنگام مدیریت کند.
در واقع هم افزایی الکترونیک یک راه حل مدیریت کسب وکار مبتنی بر وب است که افراد ، فرایندها و دانشی که برای سازمان مهمتراست را فراهم می کند. مزایایی که این نحوه اندیشیدن و نگاه به مسایل بدنبال دارد عبارتند از:
بازگشت سریعتر سرمایه و کاهش هزینه
دسترسی بهتر به اطلاعات
بهبود تصمیم گیری
تعامل شخص با مشتری و عرضه کنندگان مواد اولیه
روابط تجاری قویتر
جهت دهی درست ومناسب به فرایند کسب وکار
از مزایای مهم هم افزایی الکترونیک آنست که هم کاربر داخلی و هم خارجی این امکان را دارند تا با ورود به این وب گاه و بصورت بهنگام به هر نوع اطلاعات در هرساعتی از شبانه روز که نیاز دارند دست یافته و تصمیم مناسب ر ا اتخاذ نمایند. بخشهای مختلف این سیستم همانطور که در شکل (۲-۵) آمده است بهم مرتبط بوده و کاربر سیستم هر زمانی که اراده نماید می تواند وارد بخشهای دیگرشده و ازاطلاعات موجود استفاده نماید.
شکل (۲-۶) مدل مفهومی هم افزایی الکترونیک
البته با وجود کنترلهای امنیتی موجود بر روی این سیستم تنها آنهایی که اجازه دارند، می توانند به اطلاعات دسترسی داشته باشند. براین اساس یک سازمان از طریق این سیستم می تواند کل زنجیره ارزش خود را بوسیله یک پایگاه اطلاعاتی مبتنی بروب مدیریت کند. سیستم هم افزایی الکترونیکی شامل اجزای زیر می شود:
مدیریت منابع انسانی الکترونیک ·
سیستم پشتیبانی الکترونیک ·
مدیریت ارتباط الکترونیک با مشتری .
جریان کارالکترونیک·
مستندات الکترونیک·
پروژه الکترونیک ·
سیستم مالی الکترونیک ·
همانطور که اشاره شد ، مدیریت منابع انسانی الکترونیک یکی از اجزاء هم افزایی الکترونیک و در واقع مهمترین جزء آن می باشد که در ادامه بررسی خواهد شد.
مدیریت منابع انسانی الکترونیک تکامل یافته سیستم اطلاعات مدیریت منابع انسانی است که علاوه بر انجام و اجرای وظایف سنتی مدیریت منابع انسانی، وظایف استراتژیک آنرا نیز برعهده د ارد . در واقع قبل از ظهور سیستم هم افزایی الکترونیک، وظایف زیربوسیله سیستم اطلاعات منابع انسانی انجام می شد و ظهور مبا حثی باعث تغییر رویکرد سازمانها در استفاده از سیستمهای E-HRM چون جدیدتراطلاعات گردید، چراکه بسیاری از سازمانها معتقدند که باید با تغییر وتحولات سریع دنیای امروز حرکت و ازجدیدترین نوآوریها در زمینه فناوری اطلاعات استفاده نمود . از اینر و بکارگیری سیستم جدید مدیریت منابع انسان ی الکترونیک باعث میشود تا وظایف مربوط به بخش منابع انسانی بشکل مطلوبتری انجام شو د (به جدول ۱ نگاه کنید).
و علاوه بر آ ن اهداف دیگری نیز برای مدیریت منابع انسانی تحقق یابدکه توضیح داده خواهد شد.