بسیاری از شرکتهای یادگیرنده همانند ویرلپول، کاترپیلار، نشنال سمیکانداکتور و اندرسن فایننشیال[۸۳]، الگوبرداری را به عنوان یکی از مؤثرترین ابزارهای خود برای کسب دانش با کیفیت و روایی بالا استفاده می کنند. نتیجه تحقیقات نشان می دهد که الگوبرداری (مثلاً در بعد رفتاری) می تواند بسیار اثربخش باشد و نسبت به سایر روش ها برتری چشمگیری دارد و از نظر مهارت آموزی نتایج درخشان تری دارد. این کار در ۴ مرحله اصلی شامل الگو سازی، ایفای نقش، تقویت اجتماعی و انتقال آموزش انجام می پذیرد.
۲-۶-۳٫ دسته بندی دانش
یکی از مهمترین مراحل چرخه مدیریت دانش دسته‌بندی دانش است. هنگامی دانش‌های مورد نیاز گرداوری میشوند لازم است آنها با توجه به اهداف تعیین شده و کاربردهای آنها در مراحل بعدی توسط دانشکارانی که در حوزه‌های مختلف مشغول به کار هستند دسته‌بندی گردند. دسته‌بندی دانشها توسط افراد خبره و متخصص موجب می‌گردد که کاربران و یا استفاده کنندگان از دانش از نظر هزینه و زمان صرفه‌جویی داشته باشند؛ زیرا با دسته‌بندی و طبقه‌بندی دانش سرعت دسترسی به آنها افزایش یافته و کاربران در کوتاهترین زمان به دانش‌های مورد نیاز خود دست می‌یابند.
۲-۶-۴٫ ذخیره دانش
سازمانها پیش از آنکه به منظور بازیابی بعدی، اقدام به ذخیره دانش کنند، باید اطلاعات مهم را شناسایی کرده، بهترین روش حفظ آن را تعیین نمایند. سازمانها از طریق ارزیابی، تحقیق و آزمایش به اطلاعات معنی میبخشند. ذخیره دانش، سیستمهای فنی را از قبیل رکوردها و بانک اطلاعاتی و فرایندهای انسانی را مانند حافظه جمعی و فردی و اجماع نظرات، به کار میگیرد.
سیستم ذخیره دانش باید دارای موارد ذیل باشد:
ساختاری که اجازه میدهد سیستم، اطلاعات را به طور سریع و صحیح یافتهکرده و ارائه کند.
طبقه بندی (اطلاعات) از قبیل رویدادها، سیاستها یا رویه ها که بر پایه نیازهای یادگیری انجام می‌شود.
توانایی ارائه اطلاعات مورد نیاز به صورت روشن و دقیق
محتوایی که دقیق و بهموقع بوده و همواره در دسترس است.
سیستمهای ذخیره دانش، جدید نیستند. در واقع این مفهوم برای اولین بار در دهه ۱۹۸۰ مطرح شد. تفکر بر این بود که پس از اینکه داده ها ایجاد و مرتب شدند، مدیران خودشان میتوانند در هر لحظه هر نوع دادههایی را که نیاز دارند، طبقه بندی کنند. در طول چند سال گذشته، مفهوم انباره داده ها[۸۴] به طور مجدد مطرح شده و امروزه به سرعت در سراسر دنیا پراکنده شدهاست. چرا؟ جواب در رقابت و نیز کاهش شدید هزینه و افزایش قدرت رایانههای امروزی نهفته است. از این رو، انبارهای جامع آن‌لاین و تخصصی مبتنی بر رایانه، اطلاعات، تجربیات و مستندسازی که دانش جمعآوری شده در آنها، خلاصه شده و با همه منابع یکپارچه می شود. در سازمانهای سراسر دنیا ظاهر میشوند. امروزه سیستمهای ارزانتر یونیکس[۸۵] جایگزین مین فریمهای (کامپیوترهای غول پیکر) انحصاری نسل اول انباره داده ها میشوند. همچنین فناوریهای وب از قبیل اکتیوایکس, سی جی آی، جاوا و جاوا اسکریپت[۸۶] و همچنین بانک اطلاعاتی جی بی اوراکل [۸۷]ظاهر شده اند.
سازمان به کمک سیستم ذخیرهی دانش، قادر به حفظ و نگهداری دانش می شود؛ در این صورت دانش، دارایی شرکت می شود. بدین ترتیب دانش شبها به خانه نمیرود و یا هنگامی که کارمندی ترک خدمت می کند، سازمان آن را از دست نمیدهد. متأسفانه، گرچه دانش (که به عنوان سرمایه فکری نیز نامیده می‌شود)، بسیار مهمتر از منابع فیزیکی است، اما اگر ذخیره نشود شاید پراکنده شده، به سختی یافت شود و بدون ردیابی از بین برود. ذخیره دانش اهمیت آشکاری دارد اما چه نوع دانشی باید ذخیره شود؟
استیوارت (۱۹۹۷) پنج گروه عمومی را برای ذخیره دانش مطرح کردهاست:
کتاب زرد سازمان: شامل قابلیت های کارکنان، مشاوران و راهنمایان سازمان است.
درسهای آموخته شده: چک لیست موفقیتها، خطاها یا ناکامیهایی که ممکن است برای سایر پروژه ها مفید باشد.
هوشمندیهای رقبا و عرضهکنندگان: سوابق و اخبار و روزآمد شده سازمان از منابع عمومی و تجاری، خدمات تلگرافی، گزارشات تلفنی فروشندگان، یادداشتهای حضوری از کنفرانسها و گردهماییها، پروندهی سازمانی متخصصین و اخبار مربوط به قوانین و مقررات
خطمشیها و تجربیات سازمان: نقشههای فرایندی جریان کارها برنامه ها، رویه ها، اصول و خطوط راهنما، استانداردها، خطمشیها، معیارهای عملکردی، سوابق مشتریان و صاحبان منافع، محصولات و خدمات (شامل ویژگیها، کارکرد، قیمت گذاری، فروشها و تعمیرها)
محصولات و فرایندهای سازمان: فناوریها، ابتکارات، داده ها، فرایندها، استراتژیها و فرهنگ، ساختارها و سیستمها، رویه ها و امور یکنواخت اثربخش سازمانی.
۲-۶-۵٫ انتشار دانش
انتقال و توزیع دانش، انتقال سازمانی و فناورانه داده ها، اطلاعات و دانش را در بر میگیرد. ظرفیت سازمان برای جابجایی دانش، بیانگر قابلیت انتقال و به اشتراک گذاشتن قدرت است که لازمه موفقیت سازمان میباشد؛ دانش باید به دقت و به سرعت در سراسر سازمان یا حوزه های سازمان توزیع شود(ادل و گری سون, [۸۸]۱۹۹۹).
بازیابی دانش ممکن است کنترل شده یا اتوماتیک باشد. بازیابی کنترل شده از رکوردها و حافظههای فردی و گروهی استفاده می کند؛ بازیابی اتوماتیک، بهوسیله حوادث یا موقعیتهای متفاوت آغاز می شود. ویک (۱۹۹۳) مطرح می کند که اطلاعاتی که از حافظه سازمانی بازیابی شدهاست، شاید شباهت کمتری با منابع اصلی داشتهباشد. این امر ناشی از ماهیت تحولی فرایندهای بازیابی و ذخیره، تلفیق طبیعی حافظه انسانی، تاثیر فیلترهای ادراکی و فقدان توجیههای پشتیبانی است. بنابراین توجه به این موارد برای توسعه حافظه سازمان و فرایندهای طراحی که به منظور کسب اطمینان از دقت و به موقع بودن بازیابی دانش انجام میگیرد، مهم است.
دستیابی بهموقع به اطلاعات مورد نیاز، حافظه بلندمدت فرد را توسعه داده بار اضافی حافظه را کاهش میدهد. پایه دانش سازمان، اطلاعات را در یک مکان مرکزی یکپارچه می کند. از این رو رهایی حافظه کاری فرد از داده های بیارزش، فضای اشغال شده را کاهش میدهد. این امر، شرایط مناسبی را برای به اشتراک گذاشتن سریع دانش و حفظ و رشد دانش در سراسر سازمان، کوتاه می شود. همچنین، سرمایه انسانی، از طریق فرایندهای کاری هوشمند، سهلالوصول و ساختار یافته، مولدتر خواهد شد.
هنگام ساختاردهی دانش، توجه به این نکته مهم است که اطلاعات چگونه و چرا به وسیله گروه های مختلف افراد بازیابی خواهد شد. سیستمهای ذخیره مؤثر و کارکردی دانش با عناصر زیر طبقه بندی میشوند:
نیازهای یادگیری
اهداف کاری
تخصص کاربر
کارکرد یا کاربرد اطلاعات
مکان و روش ذخیره اطلاعات
انتقال ارادی دانش در داخل سازمان:
دانش ممکن است آگاهانه به طرق مختلف منتقل شود. روشهای مکتوب شامل ارتباطات فردی از قبیل یادداشتها، گزارشها، تابلو اعلانات و همچنین انواع نشریات داخلی با بهره گرفتن از امکانات ویدئویی، صوتی و چاپ است. کنفرانسهای ملی، خلاصه مقالات، آموزش استاد–شاگردی و آموزش از طریق مشاوران خارجی با مشارکت در دوره های رسمی، فرصتهای اضافی برای تبادل اطلاعات ارائه می کنند. چرخش شغلی یا جابجایی نیروی انسانی می تواند برای گسترش دانش در سایر حوزه های سازمان برنامه‌ریزی شود، گرچه در مقایسه با سازمانهای بزرگ، بسیاری از بخشها ممکن است دوره های کوتاه‌مدت برای متقاضیان و نیازهای خاص، ارائه کنند.
انتقال غیرارادی دانش در داخل سازمان:
همچنین سازمان ممکن است غیرارادی به شیوه های متعدد به انتقال دانش مبادرت کند. چرخش در مشاغل یکنواخت، داستانها و اسطورهها، نیروی کار موقتی و شبکه های غیررسمی، دانش را به حوزه های مختلف سازمان منتقل می کنند. بسیاری از یادگیریهای غیررسمی در قالب وظایف روزمره و اغلب در تعاملات اجتماعی برنامه ریزی نشده میان افراد رخ میدهد. هر قدر فرایند انتقال ارادی یا برنامه ریزی شده دانش کمتر باشد، دانش بالقوه بیشتر از دست میرود.
موانع اشتراک و انتقال دانش:
از آنجا که کاهش اطلاعات بهمنزله تقلیل قدرت است، انتقال دانش برای سازمانهای یادگیرنده، اساسی است. دانش باید به طور مناسب و سریع توزیع شود. به هر حال، شرایط سهگانه اصلی زیر انتقال اثربخش و به موقع دانش را دچار مشکل می کنند:
فرایندهای حیاتی کسب و کار تنها برای افراد معدودی قابل دسترس باشند.
دانش در مکان یا زمان مناسب در دسترس نباشد.
انتقال و ساختاردهی مجدد ضریب امنیت دانش را افزایش دهد.
به هر حال، چندین سازمان و شرکت در توسعه سیستمهای اشتراک دانش خود گامهای مهمی را برداشتهاند. برای مثال، شرکت مشاورهای اندرسن، سیستم تبادل دانش [۸۹]را به کار میگیرد که اجازه میدهد بیش از ۱۷۰۰۰ متخصص حرفهای از ۴۷ کشور جهان از سیستم مذکور برای دستیابی به پایه های دانش و دانش مشترک، بهره برداری کنند. شرکت شورن[۹۰]، اینترانت‌ها، انباره داده ها، گروهافزارها، شبکه ها، تابلو اعلانات و کنفرانسهای ویدئویی را برای توزیع دانش ذخیره شده، به کار میگیرد. علاوه بر این، شرکت مذکور پایه های دانش، فهرست اسامی متخصصین، نقشههای اطلاعاتی، کتابهای زرد شرکتها، برنامه های کاربردی سفارشی و سایر سیستمها را استفاده می کند. شرکت جی تی ایی[۹۱] از سیستم سیلینا[۹۲] استفاده می‌کند که دانش را از طریق تعامل با تعداد زیادی از کاربران کسب می کند. شرکت مزبور، این رویکرد را با سیستم آتو – اف ای کیو[۹۳] اجرا می کند, سیستمی که به کاربران برای بازیابی دانش از سیلینا در پاسخ به سئوالاتشان کمک می کند.
موانع بازیابی و انتقال دانش:
عوامل چهارگانه زیر ممکن است انتقال دانش را در داخل سازمان را محدود کنند و در نتیجه بر قابلیت دستیابی، شکل، صحت و معنای آن تاثیر بگذارد: هزینه، ظرفیتشناختی دریافتکننده، تأخیر پیام به دلیل ارسال آن بر اساس اولویت، تعدیل و اصلاح ارادی یا غیر ارادی یا تخریب معنای دانش.
یکی از شرکتهای یادگیرنده، شرکت آموزش و توسعه بلانچارد[۹۴] است که تبدیل به یک پیشرو در انتقال دانش شدهاست. هر سال، شرکت، کنفرانسی را برای ارائه گواهیهای بین المللی خود برگزار می کند. یکی از بزرگترین مزایای این کار، توجه به ارزش تبادل دانش و اشتراک فنون برای افزایش توسعه اثربخشی مدیران است. دیل توکس، مدیر فعالیتهای بین المللی این شرکت بیان میدارد « برگزاری این کنفرانس، در واقع تجربه توسعه ذهنی است (مارکوارت، ۱۹۹۶).
همچنین شرکت مزبور از تبادلات کارکنان حمایت می کند. بر اساس این برنامه، هر کارمندی از سازمانهای گواهیدهنده[۹۵]، می تواند برای ۶ماه در شرکت آموزش و توسعه بلانچارد کار کند. این امر شناخت بهتر از رویکردها، محصولات و کارکنان بلانچارد را فراهم میسازد. به همین ترتیب، این شرکت به کارکنانش اجازه میدهد در دوره های کارآموزی مختلفی که سایر سازمانهای گواهی دهنده برگزار می‌کنند، مشارکت نمایند؛ آنها در چنین موقعیتی میتوانند درباره این شرکتها، برنامه ها و محصولات، فرهنگ سازمانی و محلیشان بیاموزند.
نمونههای دیگری از انتقال دانش در شرکتها مربوط به استفاده از سیستم تابلو اعلانات الکترونیکی[۹۶] در شرکت دیجیتال اکیوپمنت[۹۷] و سیستم جلسات تعاملی منظم در شرکت کداک ایستمن[۹۸] است که در آن بیش از ۱۰۰۰ کارمند ارشد دانش خود را درباره مسائلی مانند شاخص ها و نتایج انتقال دانش به اشتراک میگذارند.
مایکل دارلینگ[۹۹]معاون اجرایی منابع انسانی در بانک امپریال تجارت کانادا بیان میدارد که دانش سازمانی بسیاری سازمانها جمعآوری نشدهاست:"آن تنها در مغز افراد است". این دانشها، بیش از وقایع هستند؛ آنها شامل تجربیات، استعدادها، سبک مدیریت و فرهنگ سازمانی هستند. سازماندهی، چارچوبدهی، قرار دادن دانش در دسترس دیگران، جستجوی راههای افزایش مفید بودن، این دانش با مشارکت همه سیستمهای سازمان، آغاز می شود که هدف بسیاری از آنها از نظر منطقی ریشه در مدیریت و توسعه منابع انسانی دارند.
سبکهای فناوری انتقال دانش:
انتقال جامع و گستره دانش، به طور اثربخش از طریق به کارگیری هوشمندانه فناوری که دسترسی به دانش را در هر کجا، در هر زمان و به هر شکلی میسر میسازد، انجام میگیرد. نرمافزارها و ارتباطات اطلاعاتی شامل پست الکترونیکی، تابلو اعلانات الکترونیکی و کنفرانسهای ویدئویی، تعاملات شخصی و میان گروه‌های پراکنده را تقویت می کنند. همچنین این نرمافزارها محیط یادگیری الکترونیکی را ارائه می‌کنند که در آن همه اعضا دسترسی عادلانهای به اطلاعات دارند و میتوانند به طور آزادانه ارتباط برقرار نمایند.
امروزه موتورهای جستجو، امکان جستجو در همه فایلهای موجود در شبکه محلی یا شبکه گسترده را با بهره گرفتن از معیارهایی که در بسیاری از مرورگرهای وب یافت میشوند، فراهم ساختهاند. گروهافزارهای فعلی، تلفیق سیستمهای خبره و پشتیبان تصمیم گیری را با میانجی کاربر گرافیکی استاندارد میسر و افراد را قادر میسازند که به دانش مهم دسترسی یابند و دانش ذاتی یا تجربی در درون سازمان را نیز کسب نمایند.
۲-۶-۶٫ بکارگیری دانش
پس از مرحله انتشار دانش همانگونه که در شکل چرخه حیات مدیریت دانش نشان داده شده است، مرحله بکارگیری دانش است. پس از اینکه دانش دسته‌بندی گردید و در سیستمهای سازمان ذخیره شد و توسط انواع تجهیزات و امکانات ارتباطی در سطوح تعیین شده و قابل دسترسی انتقال داده شد (یا در سطوح مختلف سازمان انتشار یافت)؛ چگونگی بکارگیری از دانش‌های موجود توسط کاربران و استفاده کنندگان اهمیت زیادی می‌یابد. می توان بکارگیری دانش را این گونه بیان نمود که چه کاربری در چه زمانی باید از چه نوع دانشی استفاده نماید. این موضوع یکی از مهمترین قسمت‌هایی است که در چرخه مدیریت دانش باید با نگاهی عمیق به آن نگریست؛ زیرا کلیه مراحل صورت گرفته در چرخه مدیریت دانش بر این محور قرار دارند که در نهایت دانش حاصل شده باید توسط کاربران مورد استفاده قرار گیرد و با فرض بکارگیری مناسب دانش، سازمان می توان د با روش‌ها و فرایندهایی کاراتر و اثربخش‌تر به اهداف سازمانی تعیین شده خود دست یابد.
۲-۶-۷٫ یکپارچگی دانش
منظور از یکپارچگی دانش در این مرحله از چرخه حیات مدیریت دانش، استفاده مناسب و به هنگام از کلیه دانش‌هایی است که می توان د کاربران و یا تصمیم‌گیران نهایی را در یکی حوزه خاص دانشی یاری نماید. یکپارچگی دانش، در سطوح مختلف سازمانی با توجه به دانشکاران آن حوزه بدان معنی است که آنها با توجه به دانش مورد نیاز خود، مجموعه‌ای از دانشها را چگونه تفسیر می‌کنند. برای مشخص نمودن این موضوع می توان اینگونه بیان نمود که مجموعه‌ای از یکسری از دانشها در سطوح مختلف سازمانی و حوزه‌های مختلف دانشی تعابیر و تفاسیر خاصی را در بر می‌گیرند که این مربوط به چگونگی بکارگیری آن مجموعه از دانشها توسط دانشکاران و کاربران نهایی آن حوزه می شود.
پژوهش های پیشین درباره طراحی الگوی توسعه شبکه های دانش در صنعت ...
