بطور کلی کار با کاربران و تحلیلگران سیستم در ایجاد پایگاه های داده‌ای که شامل داده های مورد نیاز برای تولید اطلاعات کاربران می باشد، جزء وظایف مدیران پایگاه های داده می باشد. یک پایگاه داده، مجموعه ای یکپارچه از داده‌های رایانه‌ای است و طوری سازماندهی و ذخیره شده است که عمل بازیابی را تسهیل سازد. این یکپارچگی منطقی رکوردها در چندین فایل، مفهوم پایگاه داده نامیده می شود.

دو هدف عمده مفهوم پایگاه داده؛ کاهش داده های زائد و دستیابی به استقلال داده ها می باشد.
داده‌های زائد به این معنی است که داده های یکسان در چند پرونده ذخیره شوند. استقلال داده ها؛ توانایی تغییر دادن در ساختار داده ها بدون تغییر در برنامه هایی که داده ها را پردازش می کنند، می باشد. استقلال داده ها با جای دادن جزئیات داده ها در جداول و فرهنگ هایی که از نظر فیزیکی از برنامه ها جدا هستند، انجام می گیرد. وقتی که سازمانی از مفهوم پایگاه داده ها پیروی می‌کند، سلسله مراتب داده ها بترتیب زیر می باشند:
پایگاه داده، پرونده (فایل)، سند^[۵۳] (رکورد) و عُنصر داده نرم افزاری.
عوامل فوق الذکر یکپارچگیِ منطقی را در پرونده ها ایجاد و حفظ می کند، حال چه بصورت آشکار یا بصورت پنهان که به مجموعه مذکور “سیستم مدیریت پایگاه داده” اطلاق می گردد.
نمونه هایی ازسیستم‌های مدیریت پایگاه داده که در یک ساختار سلسله مراتبی بکار می روند عبارتند از:
الف) سیستم مدیریت اطلاعات (MIS)
ب) آی بی ام (IBM)
ج) سیستم اینتل (INTEL) (بهان و هلمز، ۱۳۷۷).
موج دوم نوآوری در سیستم های مدیریت پایگاه داده بر اساس نرم افزار ارتباطی طرح ریزی شد و اولین بسته به منظور ارائه به کاربران رایانه‌های اصلی^[۵۴] ارائه گردید. تقریباً ‌در حدود دهه ۱۹۸۰ میلادی تهیه کنندگان نرم‌افزارها شروع به توسعه بسته های نرم افزاری سیستم های مدیریت پایگاه داده در مقیاس کوچک برای بازار ریزرایانه‌ها نمودند. در طول سالهای اخیر توسعه سیستم های مدیریت اطلاعات بر بازار ریز رایانه‌ها متمرکز شده و ساختاری ارتباطی را بکار برده است. مایکروسافت اکسس^[۵۵] نمونه ای از سیستم مدیریت پایگاه داده ارتباطی ریز رایانه می باشد. کاربرد دیگر پایگاه داده، می تواند برنامه ای کاربردی باشد. کاربر معمولاً پایگاه داده را از طریق یک پایانه استفاده می کند و اطلاعات داده ها را از طریق یک زبان پرسش، بازیابی می سازد. پرسش^[۵۶]، تقاضای اطلاعات از پایگاه داده و زبان پرسش، زبان مخصوص کاربر پسند می‌باشد که به رایانه امکان جواب به آن پرسش را فراهم می‌سازد. بطور کلی یک متخصص اطلاعاتی که مسئولیت پایگاه داده را به عهده داشته باشد، مدیر پایگاه داده DBA نامیده می شود. وظایف DBA چهار حوزه زیر می باشد:
برنامه ریزی، اجرا، اِعمال و امنیت پایگاه داده (بهان و هلمز اطلاعات^[۵۷]، ۱۳۷۷).
۳- متخصصان شبکه: مدیرشبکه، کارشناس در زمینه تخصصی ارتباطات و اطلاعات است و سخت افزار و نرم افزار مورد نیاز را پیشنهاد می دهد. مدیر شبکه، اجرا و نگهداری سیستم ها را نیز هدایت می کند. متخصصان شبکه با تحلیل‌گران سیستم ها و کاربران، برای تأسیس شبکه ارتباطات داده ها که منابع رایانه‌ای گسترده سازمان را به یکدیگر وصل می کند، کار می کنند. مهارت های متخصصان شبکه، ترکیبی از زمینه های رایانه‌ و ارتباط از راه دور است. همه وسایل ارتباطی و رایانه‌ای متصل به هم یک شبکه نامیده می شوند. یک شبکه، شامل یک پایانه و رایانه‌ای که توانایی فرستادن و دریافت را داشته باشد؛ مودم هایی که پیامها را از حالت آنالوگ به دیجیتال و از دیجیتال به آنالوگ تبدیل کنند و مداری که یک یا چندین کانال را فراهم می آورد، می باشد (مک لوید، ۱۳۷۸).
انواع اصلی شبکه عبارتند از:
WAN برای شبکه گسترده، LAN برای شبکه محلی وMAN برای شبکه کلان‌شهر
۴- برنامه نویس ها: برنامه نویس شخصی است که مُستندات تحلیلگر سیستم ها را به عنوان یک راهنما به کارگرفته و دستورات برنامه که باعث انجام عملیات لازم توسط رایانه می شود را تهیه می نماید.
بیشتر سازمانهایی که از رایانه‌های تخصصی استفاده می کنند، کارمندانِ متخصص اطلاعاتی دارند. بیشتر این متخصصان در واحدهای خدمات اطلاعاتی مستقر هستند اما اکثر آنها در قسمت کاربران، شاغل می باشند. وظیفه متخصصان طراحی سیستم های رایانه‌ای برای رفع نیازهای خاص سازمان است. محصول تلاش های آنها یک کتابخانه نرم‌افزاری از برنامه های معمول در سازمان می‌باشد که به این عمل، برنامه نویسی می گویند یعنی طراحی و ساخت نرم افزاری ویژه برای رفع نیازهای خاص سازمان که ممکن است در دیگر نرم افزارهای از پیش نوشته شده لحاظ نشده باشد. امروزه عموماً استقبال از نرم افزارهای از پیش نوشته شده بیشتر از طراحی نرم افزارهای ویژه برای یک سازمان خاص می باشد.
۵- اپراتورها: اپراتورها تجهیزات رایانه‌ای بزرگ چون رایانه‌های مین فریم و ریز رایانه‌ها را اداره و تجهیزات را کنترل می کنند، برگه های کاغذی چاپگرها را عوض می کنند، کتابخانه ها، نوارها و دیسک ها را مدیریت می کنند و بعضی وظایف مشابه را انجام می دهند (مک لوید، ۱۳۷۸).
امروزه کاربرد سیستم های اطلاعاتی رایانه ‌محور، پنج محیط را شامل می گردد:
پردازش داده ها
سیستم های مدیریت اطلاعات MIS
سیستم های پشتیبانی تصمیم
اداره مجازی
۵- سیستم های دانش محور
سیستم مدیریت اطلاعات MIS
پردازش داده ها از اولین کاربردهای رایانه و سیستم های اطلاعاتی بوده است. در بخش های قبل نکاتی دربارۀ سیستم، نگرش سیستمی و سیستم های اطلاعاتی ذکر گردید. سیستمی که کنترل و بازسازی اطلاعات را از دنیای خارج با سازماندهی و انتخاب داده ها و اطلاعات جهت اتخاذ تصمیم، برنامه ریزی و کنترل برای مدیران آماده سازد، سیستم مدیریت اطلاعات نامیده می شود. مدیران همواره به دنبال اطلاعات هستند و اتخاذ تصمیم های آنان، بر اساس داده های مرتبط با موضوع است (ذاکری، ۱۳۵۷).
درگذشته منابع اطلاعاتی؛ اتفاقی، غیرمطمئن و دستیابی به آنها به ‌طُُرُق مختلف و گوناگون بوده است و اطلاعات آنان از طریق مقامات مافوق و یا مرئوسین و سایر پرسنل سازمان، تأمین می گردید که این امر عدم اطمینان و اِتکاء به صحت اطلاعات را تشدید می نمود؛ زیرا افراد، اطلاعات را با افزایش و یا کاهش آمار به مقامات و مسئولین منتقل می کردند، لذا اطمینانی به صحت آن نبود. تجهیز مدیریت به یک سیستم اطلاعاتی صحیح و مطمئن که توانایی مدیریت را در اتخاذ تصمیم گیری، برنامه ریزی و کنترل سازمان، یاری دهد، دارای روندی تاریخی است و این سِیر تاریخی با مفاهیم دفترداری دوبل که توسط پروز لوکاپاکلیلی^[۵۸] در سال ۱۴۹۴ ارائه شد، آغاز گردید. سیستم های مدیریت اطلاعات تا قرن بیستم با تأنی به حرکت خود ادامه داد و شاید علت آن عدم توانایی بشر درحفظ، نگهداری و بازیابی اطلاعات بود. با توسعه رایانه‌های با ظرفیت، سرعت و دقت بالا در اواسط قرن بیستم تکامل و کاربرد مفاهیم سیستم های مدیریت اطلاعاتی ، با روندی دیگر توسعه یافت که حاصل آن تغییرات در عملیات و وظایف سازمان های تجاری بشرح ذیل گردید:
۱- مدیریت متمرکز و تکیه بر محورهای تمرکز اطلاعات و بهره گیری از فن‌آوری پیشرفته. ۲- طراحی اطلاعات و ارائه گزارشات لازم برای اتخاذ تصمیم مدیریت، برنامه ریزی و کنترل سازمان.
۳- طراحی سیستم مدیریت اطلاعات با تکیه بر کنترل سیستم های اطلاعاتی مدیریت کنترل پروژه (ذاکری،۱۳۵۷).
نتایج حاصل از این مفاهیم،MIS یا سیستم های مدیریت اطلاعات نامیده می شوند. هدف سیستم های مدیریت اطلاعات، افزایش روند ارائه و اداره اطلاعات، کاهش حدس و گمان در حل مشکلات در سطوح مختلف سازمانی از طریق سیستم های بازخورد اطلاعات و بازتابِ بازیابی اطلاعات در جهت تکامل داده های جدید به سیستم است (مک لوید، ۱۳۷۸).
MIS شامل سه جزء است: مدیریت، اطلاعات و سیستم.
MIS مدیران را در امور استراتژیک حمایت می کند، در تصمیمات تکراری و روزمره نیز اطلاعات لازم را در اختیار مدیران تاکتیکی قرار می دهد و آنها را قادر می سازد تا به اطلاعاتی دست یابند که جهتِ تصمیم هایشان کمک مؤثری باشد.MIS می تواند تصاویری از مُغایرتها و انحراف از برنامه تعیین شده را آشکار سازد، چنین اطلاعاتی از طریق تهیه گزارشات مدیریت در قالب ها و تصاویر منطقی و قابل تعبیر و تفسیر و تجربه و تحلیل در اختیار مدیریت قرار می گیرد (بهان و هلمز، ۱۳۷۷).
ضرورت MIS
بنا بر گزارشِ “بررسی دانشگاه مجازی و سیستم های فراگیر الکترونیکی” مندرج در شماره ۵ و ۶ فصلنامه توسعه و کاربرد فناوری اطلاعات (۱۳۸۲)، وابسته به مرکز فناوری اطلاعات و ارتباطات دانشگاه صنعتی شریف، توسعه MIS به دلایل زیاد و متفاوتی می تواند صورت پذیرد. در این گزارش آمده است: در تحقیقی که در سال ۱۹۹۱ توسط پروفسور واتسون صورت گرفته، عمده ترین دلایل توسعه MISبه شرح زیر بیان شده است:
۱- دسترسی به اطلاعات جدید و تازه ^[۵۹]
۲- دسترسی وسیع تر به اطلاعات عملیاتی
۳- دسترسی وسیع تر به مجموعه بانک اطلاعاتی
۴- اطلاعات مهم و مربوط ولی خلاصه
۵- اطلاعات جدید و اضافی
۶- اطلاعات بیشتر در مورد محیط سازمانی
۷- دسترسی بیشتر به بانک اطلاعات بیرون سازمانی
۸- دسترسی سریعتر به اطلاعات
۹- کاهش هزینه های بوروکراسی اداری
۱۰- افزایش ارتباطات
۱۱- توانائی بیشتر برای مشاهده و تحلیل اطلاعات گذشته به صورت یک روند
۱۲- افزایش راندمان و کارائی مدیریت
۱۳- برپایی جلسات کمتر و به تبع آن اتلاف وقت کمتر در جلسات
۱۴- بهبود وضعیت برنامه ریزی، سازماندهی و کنترل توسط مدیر
۱۵- توانائی توجه و تمرکز بیشتر توسط مدیر
۱۶- پشتیبانی بهتر برای امر تصمیم گیری (واتسون به نقل از فتح الهی، ۱۳۸۵).
مشخصات و مزایای MIS مطلوب
الف: مشخصات یک MIS مطلوب باید بشرح زیر در نظر گرفته شود:
۱- بِلادرنگ بودن اطلاعات: ایجاد همزمان اطلاعات و تهیه گزارش بدون وقفه صورت پذیرد.