مدیر دفتر دادگاه وفق ماده ۶۴ قانون آئین دادرسی مدنی جدید، مکلف است دادخواست را پس از تکمیل آن فورا در اختیار دادگاه قرار دهد. دادگاه چنانچه دادخواست را علی رغم گزارش مدیر دفتر ناقص تشخیص دهد ونتواند رسیدگی کند، جهات نقص را قید و پرونده را به دفتر اعاده می دهد تا مدیر دفتر مطابق ماده ۵۴ قانون مذکور نسبت به رفع نقص دادخواست اقدام نموده وبعد از تکمیل آن را در اختیار دادگاه قرار دهد، اما در صورتی که دادگاه پرونده را کامل تشخیص بدهد با صدور دستور تعیین وقت دادرسی پرونده را به دفتر دادگاه اعاده می نماید تا وقت دادرسی را دفتر دادگاه تعیین نموده و دستور ابلاغ دادخواست و ضمایم را به خوانده،و وقت جلسه را به اصحاب دعوا صادر نماید .
با توجه به مواد ۶۴ و ۶۶ قانون آیین دادرسی مدنی که صدور دستور تعیین وقت دادرسی را منوط به کامل بودن دادخواست نموده است باید گفت که بعد از صدور دستور تعیین وقت دادگاه علی الاصول نمی توانددر خلال دادرسی ، دادخواست را به علت ناقص بودن به دفتر دادگاه عودت دهد و باید رسیدگی را تا صدور رای نهایی ادامه دهد که ماده ۳۵۰ قانون جدید نیز مبین همین موضوع است و بنابراین اگر خواهان هزینه دادرسی را به میزان قانون تودیع نکرده باشد و دادگاه دستور تعیین وقت صادر نماید و در خلال دادرسی پس از دفاعیات خوانده متوجه موضوع و نقص دادخواست شود در اینجا نمی تواند دادخواست را جهت رفع نقص به دفتر دادگاه عودت دهد، بلکه باید دادرسی راادامه داده و مابه التفاوت هزینه دادرسی را به طریقی که در بند ۱۴ ماده ۳ قانون وصول برخی از در آمدها ی دولت مقرر است وصول نماید، عودت پرونده به دفتر در جهت صدور اخطار رفع نقص به خواهان این امکان را می بخشد که در صورتی که شکست خود را در دعوا با توجه به دفاعیات خوانده محتمل ببیند از رفع نقص دادخواست خودداری نماید تا پرونده با صدور قرار رد دادخواست مختومه شده و امکان تجدید دعوا فراهم شود.

در خصوص نحوه تعیین زمان جلسه دادرسی درماده ۱۲۵ قانون قدیم آمده بود ، جلسه دادرسی باید برای اولین روزی که دادگاه مطابق دفتر اوقات و رسیدگی دارد تعیین می شد یعنی برای پرونده ها با رعایت نوبت و ترتیب وصول به دادگاه تعیین وقت شود در قانون جدید این ضابطه مهم حذف شده است ولی حذف آن به این معنی نیست که دادگاه در تعیین وقت دادرسی آزادی عمل داشته و می تواند بدون رعایت نوبت و قاعده الاقدم فالاقدم اوقات دادرسی را تعیین نماید، به این معنا که حق تقدم اصحاب دعوا باید رعایت گردد، که اگر چنین رایی مورد نظر بود اموری که باید خارج از نوبت مورد رسیدگی واقع شود در قانون مورد تصریح قرار نمی گرفت. با توجه به ماده ۶۵ ق .ات.ع. ملاک ماده ۳۹۰ ق جدید در اینکه در مواردی تعیین جلسه در خارج از نوبت منصوص گردیده است (از جمله مواد ۹۶و۱۰۰و۱۷۷، تبصره یک ماده ۳۰۶ و ماده ۳۱۴ق.ا.د.م ).
بدیهی است که پرونده به نوبت مورد رسیدگی قرار می گیرد که این امر تعیین وقت طبق دفتر اوقات را ایجاب می نماید و باید گفت که دادگاهها در تعیین وقت دادرسی مکلف به رعایت نوبت می باشند، جز در مواردی که قانون رسیدگی خارج از نوبت و فوری را تجویز کرده باشد اما تعیین جلسه خارج از نوبت به قرینه ماده ۱۰۰ ق. ج الزاماً به معنی نزدیک ترین وقت ممکن نخواهد بود. به موجب ماده مزبور هر گاه در وقت تعیین شده دادگاه تشکیل نشود یا مانعی برای رسیدگی داشته باشد به دستور دادگاه ، نزدیک ترین وقت رسیدگی ممکن معین خواهد شد و در مواردی که عدم تشکیل منتسب به طرفین نباشد، وقت رسیدگی حداکثر ظرف دو ماه خواهد بود .
روز جلسه باید طوری معین شود که فاصله بین ابلاغ وقت به اصحاب دعوا و روز جلسه کمتر ازپنج روز نباشد و در مواردی که نشانی طرفین یا یکی از آنها در خارج از کشور باشد فاصله بین ابلاغ وقت و روز جلسه کمتر از دو ماه نخواهد بود (ماده ۶۶ق.ج). کما اینکه اگر خوانده باید از طریق درج آگهی در یکی از روزنامه های کثیرالانتشار دعوت شود تاریخ انتشار آگهی تا روز جلسه نباید کمتر از یک ماه باشد (ماده ۷۳ق.ج) . همچنین در صورتی که جلسه برای استماع اظهارات گواه باشد باید فاصله روز ابلاغ تا روز جلسه حداقل یک هفته باشد (ماده ۲۴۲ق.ج). در رعایت فاصله های مزبور تفاوتی بین اوقات عادی و خارج از نوبت نمی باشد و دفتر دادگاه هر چند که نمی تواند روز ابلاغ وقت جلسه را از قبل پیش بینی کند اما وقت جلسه را باید طوری تعیین کند با لحاظ مدتی که معمولا ابلاغ اوراق یا درج آگهی به طول می انجامد ، فاصله های قانونی رعایت شود در غیراینصورت و در صورت عدم رعایت فاصله قانونی ، دادگاه باید جلسه را تجدید نماید، مگر اینکه ذی نفع حاضر بوده و یا لایحه تقدیم نموده و به این امر اعتراض نکرده باشد ، همچنین در مواقعی که هیات وزیران با کسب نظر موافق روسای قوه مقننه و قوه قضائیه به مناسبت بروز حوادث و وقایع بسیار مهم ، بعضی نقاط یا سراسر کشور را تعطیل رسمی اعلام می کند ، کلیه مراجع قضایی مکلفند برای حفظ حقوق مردم ، اقدامهای قضایی مقرر در روزی که تعطیل اعلام شده است، در وقت مناسب دیگری که از یک ماه تجاوز نکند معمول دارند (قانون اصلاح لایحه قانون تعطیلات رسمی کشور مصوب ۲۵/۵/۷۸ ). نکته ای دیگر در خصوص تعیین جلسه دادرسی و رعایت اوقات اداری و تعیین مکان جلسه از سوی دفتر دادگاه می باشد، که وقت رسیدگی باید در روزهای غیر تعطیل و در ساعات اداری تعیین شود، مگر در مواردی که قانونگذار تشکیل جلسه رسیدگی در اوقات تعطیل را صریحا تجویز کرده باشدکه از آن جمله می توان به ماده ۳۱۲ ق.آ.د.م.ج در خصوص رسیدگی به دستور موقت اشاره کرد . البته ادامه جلسه ای که در وقت اداری شروع شده در بعد از وقت اداری چنانچه اعتراضی از سوی اصحاب دعوا نشود و نیز اجرای قرار معاینه وتحقیق محلی در روز مصادف با تعطیل بدون اشکال به نظر می رسد. در خصوص مکان جلسه دادرسی نیز باید گفت که جلسه دادرسی علی الاصول در محل دادگاه تشکیل می شود، مگر در موارد منصوص قانونی که تشکیل جلسه در غیر محل دادگاه پیش بینی شده است از جمله ماده ۳۱۴ق.آ.د.م.ج و ماده ۱۴۷ ق.ا.ا.م . در هر حال دفتر دادگاه در تعیین جلسه دادرسی علاوه بر زمان، مکان آن را نیز باید تعیین نماید تا به اصحاب دعوا ابلاغ شود و زمان و مکان جلسه دادرسی هر دو باید به طرفین ابلاغ شود و اگر دادگاه قبل از وقتی که برای رسیدگی تعیین نموده است مبادرت به صدور حکم نماید و یا بدون ابلاغ وقت دادرسی به اصحاب دعوا ، به دعوا رسیدگی نماید، حکم دادگاه نقض خواهد شد که احکام شماره ۲۸/۱۹۴۶ و ۱/۹۱۱ شعبه ششم و سوم دیوان عالی کشور مؤید همین مطلب است.

ب – شرایط تشکیل جلسه ی دادرسی

برای اینکه تشکیل جلسه ی دادرسی به صورت قانونی امکان پذیر باشد، شرایطی لازم است که برخی شرایط وجودی و عدمی ماهیّت جلسه دادرسی به قرار زیر است :
۱ – وجود رئیس شعبه یا دادرس علی البدل
دادگاههای عمومی با حضور رئیس شعبه یا دادرس علی البدل تشکیل می شود مگر دادگاههای تجدید نظر استان که دارای تعدد قاضی است . در صورت معذوریت رئیس دادگاه و نبودن دادرس علی البدل موجبات رسیدگی و تشکیل جلسه میسر نخواهد بود .
۲ – لزوم ابلاغ صحیح وقت
دادگاه در صورتی که شخص دعوت شده به جلسه دادگاه شخصاً یا به واسطه وکیل حاضر نشده و لایحه ای هم در ارتباط با دعوت به جلسه دادرسی تقدیم ننموده باشد، وقتی می تواند تشکیل جلسه دهد که احراز نماید وقت جلسه به طور صحیح به اصحاب دعوی ابلاغ گردیده است . بدیهی است چنانچه هر یک از اصحاب دعوا ، وکیل یا وصی یا قیم داشته باشد وقت جلسه می بایست علی الاصول به آنها ابلاغ شده باشد، مگر اینکه دادگاه بر اساس ماده ۹۴ قانون جدید حضور شخص هر یک از اصحاب دعوا را لازم داشته باشد که در این صورت اخطاریه دعوت به جلسه دادرسی باید به خود آنها نیز ابلاغ شده باشد .
۳ – عدم لزوم تشکیل جلسات دادرسی در محل دادگاه
علی القاعده جلسه دادگاه در محل دادگاه منعقد می شود، ولی به این معنا نیست که محل دادگاه شرط تحقق جلسه باشد مانند رسیدگی به امور فوری که به استناد ماده ۳۱۴ قانون ایین دادرسی مدنی می تواند خارج از دادگاه نیز تشکیل شود. همچنین انجام قرارهای معاینه محلی و تحقیق محلی نیز در جلسات دادرسی صورت می گیرد اگر چه محل تشکیل آن همان دادگاه نیست.
۴ – مشروط نبودن تشکیل جلسه دادرسی به بررسی ادله موضوع دعوا، زیرا ممکن است تشکیل جلسه دادرسی صرفا برای اخذ توضیح باشد .
۵– عدم لزوم حضور اشخاصی که وقت دادرسی به آنها ابلاغ شده است .
حضور شخصی که وقت رسیدگی به صورت واقعی یا قانونی به او ابلاغ شده، شرط تحقق جلسه نمی باشد (مستفاد از ماده ۹۸ ق. آ.د.م. ج ). غیبت هر یک از اصحاب دعوا مانع از رسیدگی نمی باشد و در عین حال که طرفین می تواند با عدم حضور ، وکیل معرفی کنند، همچنین می توانند بدون معرفی وکیل از حضور خودداری کنند . در این صورت اگر توضیحات مندرج در دادخواست کافی نباشد با ضمانت اجرای ابطال دادخواست روبرو می شود، اما این امر خدشه ای به جلسه دادرسی وارد نمی کند .

ج- جریان جلسه ی دادرسی

جلسه ی دادرسی علی القاعده باید در روز و ساعتی که از قبل طبق دفتر اوقات تعیین شده وبه اصحاب دعوا ابلاغ شده است، تشکیل شود. اصحاب دعوا نیز باید در موعد مقرر در جلسه دادگاه حاضر شوند و اگر زودتر از ساعت مقرر حاضر شوند باید معطل بمانند تا نوبت جلسه برسد و اگر بعد از ساعت مقرر و وقت اختصاص یافته برای پرونده که معمولا بین ۳۰ الی ۹۰ دقیقه است، حضور یابند و در زمان مقرر غیبت کنند ، غایب بودن آنها ثبت می شود و همه آثار آنرا هم باید تحمل کنند، هنگامی که جلسه رسمی دادگاه در موعد مقرر تشکیل می گردد. دادرس دادگاه قبل از شروع به رسیدگی باید نکاتی را مورد توجه قرار دهد، ازجمله :
۱ - دادرس دادگاه باید قبل از شروع به دادرسی نسبت به این موضوع اطمینان حاصل نماید که صلاحیت و شایستگی رسیدگی به دعوی را از حیث صلاحیت ذاتی ، نسبی ، اضافی و شخصی دارد یا خیر؟ طبیعی است که در صورت احراز عدم صلاحیت لازم است قبل از هر اقدامی قرار عدم صلاحیت به شایستگی و صلاحیت مرجع ذی صلاح با قرار امتناع از رسیدگی ( در مورد عدم صلاحیت شخصی ) به دلیل موارد ردّ دادرس، صادر نماید .
۲ – دادرس دادگاه باید احراز کند که اولاً- اخطاریه ها مطابق قانون ابلاغ شده یا خیر و اگر ابلاغ شده ابلاغ مطابق مقررات و با رعایت حداقل زمان لازم صورت گرفته است یا نه. مثلا ذیل ماده ۶۴ قانون آئین دادرسی مدنی مقرر کرده است فاصله ابلاغ برای رسیدگی به دعوی حسب مورد نباید کمتر ازپنج روز و یک ماه در نشر آگهی برای مجهول المکان های مقیم ایران و دو ماه برای مجهول المکانهای مقیم خارج از ایران باشد، بنابراین اگر حتی ابلاغ واقعی شده ولی فاصله ابلاغ بین زمان ابلاغ اخطاریه و وقت دادرسی کمتر از اوقات فوق باشد، در صورتی که حسب مورد خوانده یا خواهان یا وکیل آنها در روز دادرسی حاضر نشوند و یا لایحه ندهند، رسیدگی در ماهیّت ممکن نبوده ودادگاه باید جلسه رسیدگی را تجدید کند. علاوه بر موضوع فاصله ابلاغ ، دادگاه برای ارزیابی صحت ابلاغ باید به مواد ۶۷ الی ۸۳ ق.آ.د.م نیز توجه کند . در مورد نقص ابلاغ ، اگر مخاطب ابلاغ ناقص در جلسه حاضر شود و یا لایحه ارسال کند و یا این که وکیل به دادگاه اعزام نماید مشکلی نیست مگر اینکه با حضور اعلام کنند به لحاظ عدم رعایت فاصله ابلاغ آماده دفاع نیستند که جلسه تجدید خواهد شد .
۳ – دعوا مطابق قانون مطرح شده باشد – البته این مورد بایستی در اولین زمان که پرونده ملاحظه می شود مورد توجه قرار گیرد.
۴ – چهارمین نکته ای که باید قاضی هنگام رسیدگی باید مد نظر قرار دهد، اخذ گواهی دفتر دادگاه در روز رسیدگی است، مبنی بر اینکه لایحه ای واصل شده است یا خیر! و به صرف نگاه کردن به پرونده نمی توان اطمینان خاطر حاصل کرد که لایحه فرستاده نشده است، ممکن است لایحه در دفتر دادگاه مانده و هنوز وارد پرونده نشده باشد،که اثرات حقوقی آن مهم است . اگر لایحه در دفتر دادگاه مانده و وارد پرونده نشده باشد ، چون قاضی نمی داند خوانده لایحه ای داده است، در صورت صدور حکم با رعایت شرایط قانونی حکم غیابی اعلام و اگر لایحه ای ارسال و ضمیمه شده باشد، حکم او حضوری خواهد بود. بنابراین توجه به این امر که لایحه ای واصل شده یا نه بسیار ضروری است، و چه بسا در لایحه ایرادی شده باشد که در روندرسیدگی موثر باشد.
۵ – دادرس دادگاه باید دقت کند که متن اخطاریه ها صحیحاً تنظیم شده است یا خیر! مثلاً تاریخ و ساعت رسیدگی به طور دقیق قید شده باشد و متن اخطاریه بایدصحیح نوشته شود .
۶ - دادرس باید در همان محلی که در اخطاریه جهت دادرسی تعیین شده اقدام به رسیدگی نماید و در صورت تغییر محل ، باید مراتب به طرفین ابلاغ شود و گرنه دادرس مجاز به رسیدگی نخواهد بود .
۷ – دادرس باید قبل از شروع به دادرسی از صلاحیت و اهلیت متداعیین مستحضر گردد.
همچنین ، دلایل سمت هر یک از اصحاب دعوا را چنانچه اصالتاً طرح دعوا ننموده و تحت عناوین وکالت ، نمایندگی ، قیومیت ، وصایت، مدیر تصفیه و غیره طرح دعوی کرده باشند ملاحظه و احرازکند.
۸ - دادرس دادگاه لازم است قبل از شروع به رسیدگی اطمینان حاصل کند که دعوا از موارد رد دادرس (موضوع ماده ۹۱ق.آ.د.م ) نباشد. لذا در صورتی که موضوع از موارد رد دادرس باشد، قبل از هر اقدامی باید بلافاصله قرار امتناع از رسیدگی صادر نماید.
۹ – وفق ماده ۳۱ ق. آ.د.م مصوب ۱۳۷۹ هر یک از متداعیین می توانند برای خود حداکثر تا دو نفر وکیل انتخاب و معرفی نمایند و به موجب ماده ۳۳ همین قانون وکلای متداعیین باید دارای شرایطی مقرر در قانون وکالت باشند. وکالت در دادگاهها شامل تمام اختیارات راجع به امر دادرسی است، جز آنچه موکل استثنا کرده یا توکیل درآن خلاف شرع باشد . لیکن بایستی در امور چهارده گانه مذکور در ماده ۳۵ق.آ.د.م اختیارات وکیل در وکالت نامه تصریح شود. بنابراین دادرس باید در صورتی که وکیل دخالت دارد مراتب را بررسی کند و در ضمن از اعتبار پروانه وکالت وکیل و اینکه هزینه و تمبر قانونی را نیز تودیع کرده است، اطمینان حاصل نماید . در غیر این صورت از پذیرفتن وی امتناع به عمل خواهد آمد . مواد ۶۲،۶۹و۶۹ مکررق. آ.د.م. سابق نیز ناظر به همین معنا بود مواد ۱۸۵ الی ۱۸۷ آ.د.ک جدید مصوب ۱۳۷۸ نیز در ارتباط با وکالت در دادگاهها احکامی را مقررداشته است که ظاهراً چنین استنباط می شود که امور جزائی مقید به دو وکیل نباشد. چنانچه مقرر داشته است : « در کلیه امور جزائی طرفین دعوا می توانند وکیل یا وکلای خود را انتخاب و معرفی نمایند . وقت دادرسی به متهم ، شاکی ، مدعی خصوصی و وکلای مدافع آنان ابلاغ خواهد شد . در صورت تعدد وکیل ، حضور یکی از وکلای هر یک از طرفین برای تشکیل دادگاه کافی است».
تمام این بررسی ها توسط دادرس بدون حضور طرفین است . منظور آن است که قاضی دادگاه قبل از حلول ساعت رسیدگی به پرونده، باید تمام این وقت ها و ظرفیتها را مورد توجه قرار دهد تا چنانچه پرونده آماده است خود را برای انجام امر دادرسی آماده کند و در صورتی که نقصی وجود دارد و نتواند به پرونده ناقص رسیدگی کند مطابق ماده ۶۶ ق.آ.د. م نیز که به عدم امکان رسیدگی اشاره دارد، اگر نقایص مربوط به دادخواست است مطابق این ماده والا دستور تجدید وقت را بدهد.
دادرس دادگاه پس از احراز مراتب فوق الذکر و مهیا بودن موجبات رسیدگی،تشکیل جلسه را اعلام و رسیدگی به ادله را شروع می کند در این صورت موارد زیر باید رعایت شود :
الف - احراز سمت دخالت کنندگان در دادرسی
دادرس باید در بدو جلسه به احراز این امر بپردازد که حاضران در جلسه دادگاه با توجه به دلائل سمت دخالت کنندگان در دادرسی،با دعوای مورد بحث ارتباطی دارند یا نه . زیرا در دادرسی کسانی می توانند دخالت کنند که یا اصیل باشند یا این که دارای سمت نمایندگی اعم از قراردادی یا قانونی باشند.
ب - شروع مذاکرات در جلسه دادرسی
دادرس پس از فراغت از این امر نسبت به انعکاس حضور یا عدم حضور طرفین پرونده و اینکه آیا از ایشان لایحه ای واصل شده یا خیر اقدام خواهد نمود بعد مبادرت به تحقیق یا اخذ توضیح از خواهان یا وکیل ایشان و عنداللزوم از خوانده طبق نظر عده ای از اساتید حقوق از جمله آقای شمس می نماید و از او می خواهد که به نحو روشن و در عین حال به صورت خلاصه ، ادعای خود را طرح و ادله مورد استناد را نیز تبیین نماید به نحوی که طرف دیگر دعوا بتواند در صورت مجمل بودن دادخواست، از طریق این توضیحات، متوجه هدف اصلی خواهان از علت طرح دعوا شود. برای وصول این هدف دادگاه باید طوری عمل کند که هیچ کدام از طرفین دعوا یا وکلای آنها از موضوع دعوا خارج نشوند زیرا تشکیل جلسه دادرسی برای ارائه توضیحات طرفین دعوا و استفاده از حقوقی است که قانونا برای آنها پیش بینی شده است بنابراین آنها مکلفند در خصوص خواسته دعوا و دلائل ناظر بر آن توضیح دهند. پس از توضیحات خواهان، در صورتی دادگاه توضیحات او را کافی بداند نوبت به دفاعیات خوانده دعوا می رسد. خوانده می تواند به طور شفاهی در دادگاه اقدام به ارائه پاسخ نماید یا اینکه با ارائه لایحه دفاعی از خود دفاع نماید. در صورت اخیر لایحه خوانده به خواهان یا وکیل او ارائه می شود تا با مطالعه آن نسبت به درج پاسخ در صورت جلسه اقدام نماید و مجددا اگر خواهان یا وکیل وی در حدود و پاسخی که خوانده داده است، اعم از اینکه مربوط به ایرادات باشد یا ماهیت ، پاسخی داشته باشند ، اخذ خواهد شد و نهایتا پاسخ خوانده یا وکیل وی دریافت خواهد شد. یادآور می شود که پاسخ اخیر خوانده باید در محدوده اظهارات دفعه دوم خواهان باشد و از تکرار و ابراز مطالبی که ملازمه با رسیدگی جدیدی باشد باید خودداری شود .
ج - تنظیم صورتجلسه دادرسی
اگر چه خواهان در دادخواست خود و احیانا لوایحی که قبل از شروع جلسه یا در اثناء آن به دادگاه تقدیم کرده است ادعای خود و نیز دلایل آن را توضیح داده است و نیز با وجود امکان تقدیم لایحه دفاعی از طرف خوانده ،حدود دعوا و اظهارات تا اندازه قابل توجهی روشن است اما با وجود این در جلسه رسیدگی ممکن است ثبت اظهارات و مذاکرات شفاهی طرفین دعوا ضرورت داشته باشد چرا که اگر اظهارات به صورت شفاهی باقی بماند با توجه به تعدد پرونده ها و اشخاص ، فراموشی آن در زمان صدور رای حتمی است ضمن اینکه ممکن است اصحاب دعوا اظهارات خود یا طرف مقابل را فراموش یا انکار کنند . از سوی دیگر رای دادگاه که در پی رسیدگی صادر خواهد شد باید مستدل باشد تا اصحاب دعوا از علل پیروزی یا شکست خود آگاه شوند در همین جهت ماده ۱۰۲ ق.ج.علاوه بر اینکه نوشته شدن عین اظهارات اصحاب دعوا را در مواردی مقرر می نماید ، بر این معنی نیز دلالت دارد که در هر حال مضمون اظهارات آنها باید در صورتجلسه دادرسی نوشته شود .
ماده ۱۰۲ ق.ج. درج عین اظهارات اصحاب دعوا را در صورتجلسه دادرسی در سه مورد الزامی نموده است :
۱- اقرار طرف دعوی : وقتی که بیان یکی از اصحاب دعوی مشتمل بر اقرار باشد لازم است عین آن کلمات و عبارات نوشته شود . اقرار در دادرسی مدنی از مهمترین دلایل دعوی است . وقتی یکی از اصحاب دعوی بیانی دارد که اقرار شناخته می شود باید ضبط شود زیرا ممکن است بیان او در واقع متضمن اقراری نباشد و اشتباه در شنیدن کلمات چنین تصوری را به وجود آورده یا واقعا بیان او مشتمل بر اقرار باشد و اگر عین آن ضبط نگردد بعدا دادگاه و اصحاب دعوا در نحوه بیان آن دچار اشکال گردند .
۲ – استفاده طرف مقابل : وقتی که یکی از طرفین بخواهد از اظهارات طرف دیگر استفاده کند آن اظهارات باید عینا نوشته شود .
۳ – خواست دادگاه : در صورتی که دادگاه به جهتی درج عین عبارات را لازم بداند باید عیناً در صورت مجلس نوشته شود. دادگاه مجاز است که در هر موردی که به نظرش لازم باشد، عینا عبارت اصحاب دعوی را در صورت جلسه منعکس کند و به استناد همین اجازه قانون است که در جلسه دادرسی دادگاه تمام اظهارات طرفین را در پرونده منعکس می کنند تا بعدا از همان عبارات ادا شده بدون اینکه ادعای تحریف بشود بهره برداری نماید.
مواردی که معمولا در صورتجلسه دادگاه منعکس می شود عبارتند از :
۱- تاریخ تشکیل دادگاه ۲- پرونده تحت رسیدگی ۳- حضور یا عدم حضور طرفین ۴- وصول یا عدم وصول لایحه از طرفین ۵- صاحب لایحه ۶- نوشته خواسته خواهان از قول او در فرض حضور وی و انعکاس رویت اصول اسناد خواهان ، انعکاس دفاعیات و ایرادات خوانده در فرض حضور وی و رویت اسناد او در صورتی که اصول آنها را حاضر کرده باشد.

د- پایان جلسه ی دادرسی

در جلسه ی دادرسی، دادرس باید به نوبت اظهارات هر یک از اصحاب دعوا را استماع و حسب مورد ، عین یا مضمون آنرا صورت جلسه نماید. این ترتیب تا زمانی ادامه می یابد که وقت جلسه دادرسی به پایان می رسد و یا اصحاب دعوا تمام مطالب خود را مطرح نمایند.
وقت اختصاصی برای هر پرونده معمولا بین ۳۰ الی ۹۰ دقیقه است که ممکن است برای استماع تمام اظهارت اصحاب دعوا کافی باشد در این صورت چنانچه تجدید جلسه ضرورت نداشته باشد، دادرس دادگاه باید ختم رسیدگی را اعلام و نسبت به صدور رای قاطع اقدام نماید. ولی چنانچه وقت جلسه کافی نباشد و یا به هر علت دیگر تجدید جلسه گردد باید علت تجدید در صورت جلسه قید گردد، و روز و ساعت جلسه بعدی تعیین و به اصحاب دعوا ابلاغ شود.

گفتار دوم : اوصاف جلسه ی دادرسی