نکته بعدی برای صرفه جویی در وقت سازمان این است که قبل از ورود به جلسه ارزیابی، ارزیاب فرمهای واحدی را تهیه نماید که شامل مشخصات پرسنلی کارکنان، موارد فهرست وار، اظهار نظرهای شخصی کارکنان در مورد محیط کار و اظهار نظر ارزیاب باشد.

نکته دیگری که باید در نظر داشت این است که پس از انجام ارزیابی، کلیه سوابق ارزیابی های غیر رسمی انجام شده از هر یک از کارکنان (که در پرونده پرسنلی ایشان وجود دارد ) به انضمام نتایج ارزیابی های احتمالی گذشته، باید ضمیمه شده و بصورت
یک جا بررسی گردد. نباید فراموش کرد که فرایند ارزیابی کارکنان، با انجام این مرحله تکمیل و قابل اتکا می‌گردد(برناردین، ۲۰۰۳: ۱۲).
۲-۳۸-۵٫ خطای هاله‌ای
قضاوت ما در مورد سایرین، با توجه به سوابقی که افراد در ذهن ما بجای گذاشته‌اند انجام می‌گردد و تقریباً همه ما با تأثیر از سوابق گذشته، وضعیت فعلی، ظاهر و بطور کلی وجه مشخصه‌ای از افراد راجع به آنها قضاوت می‌کنیم. حال امکان دارد این عوامل به قضاوت مثبتی از افراد بینجامد یا منجر به قضاوت منفی در مورد ایشان گردد که در هر صورت دچار خطای هاله‌ای شده‌ایم. این موارد دامنه وسیعی را در بر می‌گیرد گه می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

• • مطلق نگری: تأثیرگذاری شخصیت نامطلوب یک شخص بر ارزیابی سایرین در مورد عملکردهای مطلوب وی.

• • مبالغه کردن: بها دادن بیش از حد به عملکرد مثبت یا منفی شخص، بنحوی که سایر عملکردهای وی را تحت تأثیر قرار دهد.

• • نزدیک نگری: این مورد که در اثر نداشتن سوابق ارزیابی های غیر رسمی رخ می‌دهد باعث می‌گردد تا ارزیاب فقط وضعیت کارکنان را در فاصله زمانی نزدیک بخاطر آورد و از عملکرد گذشته دور وی غافل شود.

• • ارزیابی حد وسط یا بالعکس: به هر دلیل امکان دارد ارزیاب، در مورد کارکنان بیش از حد محافظه‌کاری به خرج داده و از اظهار نظرهای واقعی و حقیقی خودداری نماید و بر عکس این مورد نیز امکان پذیر است، یعنی اینکه امکان دارد ارزیاب در مورد افراد فقط حد مثبت یا فقط حد منفی را داشته باشد و حد وسط را فراموش کرده باشد.

• • نگرش منفی: عدم پذیرش این موضوع که فرد ارزیابی‌شونده، وضعیت نامطلوب گذشته را جبران کرده یا در حال جبران آن است.

• • یکسان نگری: سنجش کلیه کارکنان با یک نگرش (از نظر توانایی‌ها، امکانات، اختیارات، سن، تحصیلات و تجربیات(کاسکیو، ۲۰۰۰: ۶۸).

۲-۳۸-۶٫ عامل سنجی
در این روش کارایی فرد در انجام وظایف به جای صفات و خصوصیات شخصیتی او مورد ارزیابی قرار می گیرد. با بهره گرفتن از شرح شغل، ابعاد و عوامل مهم آن شناسایی و برای ارزیابی انتخاب می شوند(همان، ۹۶).
۲-۳۸-۷٫ روش مبتنی بر اساس مدیریت بر مبنای هدف
در این روش سرپرست و زیر دست با آگاهی از شرح شغل هدف های مورد انتظار را تدوین می کنند و بر اساس تحقق اهداف، عملکرد زیردست مورد ارزیابی قرار می گیرد. مزایای این روش با توجه به تحقیقات به شرح زیر می باشد:
دخالت و مشارکت مرئوس در هدف گذاری، در بهبود عملکرد او بسیار مؤثر است. مشارکت مرئوس در هدف گذاری، باعث ایجاد تعهد بیشتری در وی برای نیل به اهداف تعیین شده می گردد. چنانچه بازخور، دقیق، به موقع و حاوی اطلاعات مفید باشد، دادن بازخور از چگونگی پیشرفت فرد به او، در عملکرد وی مؤثر خواهد بود. مشارکت مرئوس در تصمیم گیری باید واقعی باشد، نه ظاهری و نه کاذب. مرئوس نباید احساس کندکه با تظاهر به مشارکت، در واقع او را بازی داده اند(همان، ۹۶).
۲-۳۸-۸٫ روش توصیفی
در این روش ارزیاب شرحی در مورد چگونگی عملکرد فرد می نویسد. موفقیت ارزیابی به قدرت توصیف و تشریح ارزیاب بستگی دارد(همان، ۹۶).
۲-۳۸-۹٫ روش قیاسی
در این روش بر اساس صفات و خصوصیات شخصی فهرستی تهیه می شود. مقیاسی به شکل پیوسته یا گسسته از صفر یا حداقل شروع و تا حداکثر ادامه می یابد(همان، ۹۷).
۲-۳۸-۱۰٫ روش درجه بندی
در این روش بر اساس یک معیار کلی مثلاً عملکرد، افراد در یک جدول از بهترین تا ضعیف ترین درجه بندی می شوند. سپس براساس امتیاز کسب شده، بهترین فرد در ردیف اول جدول و بقیه در پشت سر او نوشته می شوند (همان، ۹۷).
۲-۳۸-۱۱٫ مقایسه دو به دو
در این روش عملکرد هر یک از افراد با عملکرد یکایک سایر افراد مقایسه می گردد (همان، ۹۷).
۲-۳۹٫ ضرورت اندازه گیری و ارزشیابی عملکرد
صاحب نظران و محققین معتقدند که عملکرد موضوع اصلی در تمام تجزیه و تحلیل های سازمانی است و تصور سازمانی که شامل ارزشیابی و اندازه گیری عملکرد نباشد، مشکل است. صاحب نظران و محققین توجه به موضوع عملکرد سازمان را باعث توسعه تئوری سازمانی ذکر می کنند و عملکرد را موضوع اصلی در فضای عملی نیز می دانند. از این رو توجه محققین سازمان ومدیریت و علوم سیاسی، اقتصاد دانان، مدیران اجرایی را به خود جلب نموده است(ریموند، ۲۰۰۰: ۹۴).
ارزشیابی و اندازه گیری عملکرد موجب هوشمندی سیستم و بر انگیختن افراد در جهت رفتار مطلوب می شود و بخش اصلی تدوین و اجرای سیاست سازمانی است. ارزشیابی و اندازه گیری عملکرد بازخور لازم را در موارد زیر ارائه می کند.(پیتر،۱۳۷۳)
با پیگیری میزان پیشرفت در جهت اهداف تعیین شده، مشخص می شود که آیا سیاست های تدوین شده به صورت موفقیت آمیزی به اجرا در آمده اند؟
با اندازه گیری نتایج مورد انتظار سازمانی و هم چنین اندازه گیری و رضایت کارکنان و مشتری ها مشخص می شود آیا سیاست ها به طور صحیح تدوین شده اند. علاوه بر این ، سیستم های حامی عملکرد و حامی مدیریت عملکرد مکانیزم های تشویقی را تهیه می کند که یاد گیری و دانش سازمانی را به طرق زیر ارتقاء می دهد:

• • ارائه شاخص های رشد سازمانی؛

• • شناسایی نکات بهبود؛

• • توسعه شکوفای استعداد های کارکنان.

یک دستگاه اجرایی زمانی عملکرد خوب دارد که کارکردش را اندازه گیری کنند. این دستگاه نیازمند ارزیابی عملکرد و یادگیری است که بتواند به پیشرفت سازمانی کمک کند و شاخص های رشد سازمانی، بهبود مؤثر و پیشرفت های مستمر را شناسایی کند. سیستم اندازه گیری قادر خواهد بود تا افراد و تیم ها را شناسایی و نیز حسن نیت کارکنان را به اهداف دستگاه اجرایی سنجیده و اعتماد وشایستگی آنها را ارتقاء دهد (قاسمی، ۲۰۰۹: ۱۸).
۲-۴۰٫ نظریههای ارزشیابی عملکرد
در مورد نحوه ارزشیابی نظرات مختلفی ارائه شده است که مجموعاً می توان آنها را تحت سه نظریه کلی مطرح کرد:
نظریه اول:
طبق این نظریه، بهترین روش ارزشیابی عملکرد اندازه گیری مستقیم کاری است که در شغل مربوطه انجام می گیرد و طبعاً طبق این نظریه چنین ارزیابی هایی منجر به تشخیص شایستگی گردیده و معیار کاملاً عینی جهت جبران تلاش و خدمت به وجود می آورد. به اعتبار این نظریه تنها با سنجش عینی و دقیق عملکرد کارکنان می توان استحقاق و ظرفیت های واقعی آنها را در مقایسه با یکدیگر دریافت و با جبران متناسب تا آنجا که در حیطه توانایی سازمان است به آن ارج نهاد.
نظریه دوم:
به اعتبار این نظریه، به علت جمعی بودن انجام بسیاری از کارها ، ارزشیابی عملکرد انفرادی کارکنان دشوار و در بعضی موارد غیر ملموس است. که نمی توان آن را اندازه گیری کرد و در صورت ارزشیابی عملکرد این گونه مسئولین ناصحیح و غیر عادلانه انجام می شود. این دسته از نظریه پردازان، ارزشیابی مشخصات کارکنان را به اندازه گیری محصول کار آنها ترجیح می دهند. به عبارت دیگر این طور ادعا می کنند که اشخاص با صفات پسندیده ای چون تقوا، وظیفه شناسی، دانش، مهارت و کاردانی مسلماً در حد توانایی خود در انجام وظایف کوشا خواهند بود(توسی^[۸۳]، ۲۰۰۸: ).
بنابراین کافی است صفات و ویژگی های اشخاص را شناخت و بر مبنای آن ارزش کار آنها را مشخص کرد.
بی شک نظریه دوم با بینش های معنوی-اخلاقی هماهنگی بیشتری دارد، زیرا در این مکاتب با اینکه یکی از ضوابط اصلی، ارزشیابی عملکردکارکنان و رفتار قابل مشاهده اجتماعی آنهاست، با این وجود اولویت و اصالت به قصد و نیت انسان داده می شود که مسلماً ارزشیابی آن به دست انسان بسیار دشوار است. به هر صورت تأکید روی مشخصات فردی، می تواند به وسیله اصلاح و هدایت کارکنان یک سازمان و بالاخره یک جامعه نیز باشد. مشخصات و صفات افراد را معمولاً به دو دسته تحت عنوان مشخصات مثبت و مشخصات منفی تقسیم بندی می کنند.
مشخصات منفی عبارتند از: