اثر بخشی در یک فرایند، زمانی ایجاد می گردد که بتوان مدیریت صحیحی روی آن انجام داد. در واقع با مدیریت مناسب فرایند، خواسته های یک فرایند به نتیجه رسیده در نتیجه از اثر بخشی لازم برخوردار خواهد بود. چرا که مدیریت به تعبیری عبارتست از استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف. لذا چنانچه مدیریت فرایند در مجموعه ای موجود باشد، از منابع و ورودیها برای دستیابی به اهداف فرایند ( خروجی های مورد انتظار) بصورت بهینه استفاده خواهد گردید و این موضوع خود منجر به افزایش اثر بخشی درفرآیند و نهایتا سازمان خواهد شد.برای آنکه این مقصود برآورده گردد ، ابتدا بایستی تمامی فرایندهای سازمان بصورت مناسب و کامل شناسایی شوند و سپس هر یک از فرایندها با توجه به رویکردهایی که در زیر اشاره می شود ،مورد بررسی قرار گیرند(حمیدی زاده و بابادی،۱۳۹۲)
۲-۱۲-رویکرد ۸ گانه در مدیریت فرایندمحور
هر مجموعه ای از یکسری فرآیندها تشکیل گردیده و تعامل و عملکرد فرآیندها در نهایت منجر به ایجاد یک خروجی در سازمان می گردد. حال چنانچه فرآیندهای موجود در سازمان بدرستی شناسایی شده و با انجام مطالعه دقیق، مدیریت شوند، می توان به حصول نتیجه و ارتقاء سازمان امیدوار بود.
اثر بخشی در یک فرایند، زمانی ایجاد می گردد که بتوان مدیریت صحیحی روی آن انجام داد. در واقع با مدیریت مناسب فرایند، خواسته های یک فرایند به نتیجه رسیده در نتیجه از اثر بخشی لازم برخوردار خواهد بود. چرا که مدیریت به تعبیری عبارتست از استفاده بهینه از منابع برای دستیابی به اهداف. لذا چنانچه مدیریت فرایند در مجموعه ای موجود باشد، از منابع و ورودیها برای دستیابی به اهداف فرایند ( خروجی های مورد انتظار) بصورت بهینه استفاده خواهد گردید و این موضوع خود منجر به افزایش اثر بخشی درفرآیند و نهایتا سازمان خواهد شد(رضایی و همکاران، ۱۳۹۲).
برای آنکه این مقصود برآورده گردد ، ابتدا بایستی تمامی فرایندهای سازمان بصورت مناسب و کامل شناسایی شوند و سپس هر یک از فرایندها با توجه به رویکردهایی که در زیر اشاره می شود ،مورد بررسی قرار گیرند. لازم به ذکر است برای بررسی فرایند ها از زوایای اشاره شده ،یک ابزار اندازه گیری مورد نیاز است که نحوه محاسبه آنها در توضیحات مربوط به هر یک از رویکردها اشاره شده است . رویکردهای هشت گانه بصورت زیر می باشند:
۲-۱۲-۱- تعاملات یک فرایند با فرآیندهای دیگر
یکی از مواردی که می تواند در موفقیت یا عدم موفقیت یک مجموعه تاثیرگذار باشد، تعاملات بین فرایند های آن مجموعه می باشد. در این خصوص مدیریت فرایند زمانی مناسب و مورد قبول خواهد بود که بتواند اولاً درک صحیحی از این تعاملات داشته باشد و ثانیاً بتواند فرایند با تاثیر بیشتر یا غالب را مورد شناسایی قرار دهد.
۲-۱۲-۲ تنظیم فرایند
یکی دیگر از مواردی که در مدیریت فرایند بایستی مد نظر واقع گردد، اینست که مشخصات فرایند پس از شناسایی و استخراج بایستی با توجه به استانداردهای موجود، مرتبط و تنظیم شود و لذا میزان مناسب بودن فرایند، طبق تنظیمات لازم ،معین شود. بدیهی است ، باید مشخصه هایی برای هر یک از فرآیندها در جهت عملکرد مناسب آنها تهیه گردد و وضعیت هر یک از مشخصه های مذکور در دوره های زمانی مختلف مورد بررسی واقع شود. این استاندارد ها ممکن است از طریق دانش فنی منتقل شده، کتابچه های استاندارد، تجارب کارکنان و سازمان، سازمانهای همکار در این زمینه و یا از طریق متخصصین تهیه گردد.
۲-۱۲-۳ مطابقت فرایند با خواسته های مشتری
توجه به مشتری و برآورد سازی نیازهای او یکی از ارکان اصلی در بهبود کیفیت محصولات و خدمات در سازمان محسوب می گردد و چنانچه در بحث مدیریت فرایند، به فرایند با توجه و دقت خاص روی مشتری نگریسته نشود، چه بسا مدیریت فرایند، بصورت مناسب انجام نخواهد پذیرفت. ضمن تذکر این نکته که توجه به مشتری و برآورد سازی نیازهای او شیوه ها و روش های دیگری نیز دارد. گفتنی است در بحث مدیریت فرایند، نگرش مشتری مداری در فرایند ها از این حیث حائز اهمیت است که هر یک از نیازهای مشتریان در کلیه فرآیندهای مرتبط سازمانی مد نظر واقع می شوند. در واقع توجه به نیازهای مشتریان در فرایند، یک شرط لازم در جهت حرکت بسوی مشتری مداری است.
۲-۱۲-۴ مطابقت فرایند با برنامه های استراتژیک سازمان
همانگونه که عدم وجود یک برنامه جامع استراتژیکی در سازمان باعث افت عملکرد مجموعه شده و در نهایت اثر بخشی مجموعه را کاهش می دهد، به همان ترتیب عدم بکارگیری صحیح برنامه استراتژیک در کل سازمان نیز اثرات مخربی در سازمان بجای می گذارد، لذا در فرآیندهای سازمان نیز بعنوان یکی از عناصر اصلی تشکیل دهنده سازمان ، باید برنامه های استراتژیک بصورت مناسب درک و جاری گردیده و این اطمینان حاصل شود که فرایند از نظر مطابقت با اهداف و برنامه های استراتژیک سازمان ، تحت کنترل می باشد.
۲-۱۲-۵ بهره وری فرایند
یکی دیگر از عواملی که بیانگر مدیریت صحیح در فرایند های سازمان می باشد، وجود بهره وری در فرآیندها بوده بدین صورت که در اثر استفاده از منابع در فرآیندها، خروجی های معقول و مناسبی بدست آید . برای آنکه فرآیندها از این حیث بررسی شوند، مناسب است که کارایی، اثر بخشی و بهره وری فرآیندها از طریق تدوین شاخصهای بهره وری مورد ارزیابی واقع گردد.
۲-۱۲-۶ کنترل شکستهای ممکن در فرآیندها
یکی دیگر از عواملی که می تواند در مدیریت فرآیندها مؤثر بوده و در انجام مناسب آن دخالت داشته باشد، شناسایی شکستها و خرابیهای ممکن در فرایند ها و کنترل هر یک از آنها می باشد.
۲-۱۲-۷ ممیزی فرایند
هر مجموعه ای که در اندیشه تعالی و بهبود می باشد با دارا بودن شیوه ای جهت کنترل مستمر وضعیت فعلی خود، می تواند این مسیر را به راحتی طی نماید و لذا وجود چنین روشی، سازمان را در بهبود وضعیت خود یاری می رساند. در ممیزی فرایند لازم است کلیه اطلاعاتی که مرتبط با فرایند می باشد و در بالا به آنها اشاره گردید، در زمان های معینی و بصورت مستمر مورد بازبینی و تحلیل واقع گردد. اطلاعات اشاره شده عبارتند از:
• تعاملات بین فرآیندها
• تنظیم فرآیندها
• مطابقت فرآیندها با خواسته های مشتری
• مطابقت فرآیندها با برنامه های استراتژیک سازمان
• بهره وری فرآیندها
• کنترل شکستهای فرآیندها
۲-۱۲-۸ مهندسی مجدد فرآیندها
با نگرش فرآیندی به سازمان و بررسی فرآیندها از رویکردهای مختلف پس از انجام ممیزی فرایند، قطعاً برخی از فرآیندها دارای عملکرد مناسب نبوده و لذا نیاز به دقت و توجه به آنها جهت بهبود در عملکرد آنها دارد. در هر صورت پس از شناسایی فرایند مورد نظر و دقت در هر یک از کمیته های ۷گانه فوق الذکر ، ماهیت ساختاری در برخی فرآیندها ممکن است نیاز به تغییراتی داشته باشد که در اینصورت با مطالعه دقیق تر هر یک از فرآیندها می توان در برخی از فرآیندها تغییر ایحاد کرد(حمیدی زاده و بابادی، ۱۳۹۲).
۲-۱۳ مدل سازی
مدل سازی یکی از تکنیک های ذهنی بشر می باشد که نه تنها برای اهداف علمی، بلکه برای انجام امور روزمره بشر به دفعات مورد استفاده قرار می گیرد. مدل سازی به طور کلی یعنی شبیه سازی یک محیط با اندازه های متفاوت و از محیط واقعی و احتمالا مواد و مصالحی متمایز از جنس مواد و مصالح محیط مدل شده. در مدل سازی ابتدا اجزای محیط واقعی انتخاب شده و متناسب با هدف مورد نظر از مدل سازی خصوصیاتی از هریک از اجزای واقعی انتزاع می شود، یعنی به ازای هزیک از اجزای محیط واقعی یک موجودیت تجریدی ساخته می شود و با برقراری ارتباطی مشابه با ارتباط اجزای واقعی، در میان موجودیت های تجریدی، محیط واقعی مدل می شود.
نکات مورد توجه در این مدل سازی، یکی اندازه مدل و دیگری خصوصیات آن می باشد. مدل بسیار ساده و کوچک می باشد و از طرفی تنها خصوصیت آئرودینامیکی اتومبیل در مدل لحاظ می شود. چرا که هدف ما از مدل سازی تنها بررسی خصوصیات آئرودینامیکی اتومبیل است و مدل الزاماً نبایستی از جنبه های دیگر، شباهتی به اتومبیل واقعی داشته باشد. مثلا در ساخت چنین مدلی به هیچ وجه به استحکام اجزا و یا زیبایی مدل توجه نمی شود چون بررسی چنین خصوصیاتی خارج از هدف این مدلسازی خاص است. مثال بالاتنها یک جنبه از مدل سازی را بیان می کند و آن جنبه شناختExploration) ) می باشد. یعنی در مدلسازی های مشابه مدل سازی فوق الذکر، هدف از مدل سازی تنها شناخت محیط مورد مدل می باشد. یک جنبه دیگر از مدل سازی تبیین[۲] می باشد. یعنی گاه برای معرفی و ارائه خصوصیات یک موجودیت واقعی یک مدل از آن ارائه می شود. نقشه جغرافیایی مثال خوبی است که این جنبه از مدل سازی را مورد نظر دارد.
پس می توان گفت که هدف از مدل سازی دو چیز می باشد:
الف)شناخت[۳]
ب)تبیین[۴]
که بر اساس تعریف مسئله، مدل سازی یکی یا هردو هدف را در نظر می گیرد
نکته دیگری که بایستی در مدل سازی توجه کرد، روش (methodo logy) ساخت یک مدل می باشد. در بعضی موارد مدل چیز بسیار ساده ای است و به راحتی ساخته می شود. ولی در بعضی از موارد مدل خود بسیار پیچیده می باشد هر چند از نظر منطقی غیرممکن می نماید ولی می توان ادعا کرد که در بعضی موارد مدل پیچیده تر از موجودیت واقعی است. زمینه ای که این ادعا را در آن مصداق فراوان دارد، نرم افزار می باشد. بنابراین در شاخه ای از مهندسی که مدل سازی حائز اهمیت فراوان می باشد قطعا روش های استانداردی برای ساختن مدل وجود دارد. در نرم افزار، روش های تولید نرم افزار مانند SSAPM ,RUP,USDP, در واقع روش های مدل سازی می باشند. هر روش مدل سازی طبیعتا نیازمند مصالحی برای ساخت مدل می باشد که در روش های مدل سازی نرم افزاری مصالح لازم برای تولید مدل، زبان های مدل سازی می باشند(رحمانیان، ۱۳۹۱).
۲-۱۴ UML
Unified Modelling Language یک زبان مدل سازی است که درسال ۱۹۹۵ به وسیله شرکت Rational معرفی شد.
UML یک زبان مدلسازی نسل سوم است و روشی باز برای توصیف ویژگی ها، نمایش گرافیکی، ساختن و مستند سازی اجزای یک سیستم نرم افزاری در حال توسعه می باشد. از UML برای فهمیدن، طراحی، مرور، پیکربندی، نگهداری و کنترل اطلاعات سیستم‌های نرم افزاری استفاده می شود. UML برای همه روش های توسعه نرم افزار، همه مراحل چرخه عمر نرم افزار، همه حوزه‌های برنامه‌های کاربردی و هر رسانه ای قابل استفاده است. این زبان مدلسازی برای یکپارچه سازی تجربیات گذشته در مورد تکنیکهای مدلسازی و گنجاندن تجربیات موفق در یک دیدگاه استاندارد بوجود آمده است. UML شامل مفاهیم معنایی[۵]، نمادگذاری و راهنمایی برای طراحی می باشد. UML را نمی توان به عنوان یک روش تولید نرم افزار کامل دانست. این زبان شامل فرایند مرحله به مرحله تولید نرم افزار نیست، بلکه UML زبانی است که تقریبا تمام شیوه‌های تولید نرم افزار از آن استفاده می کنند. UML تکنیکهای مدلسازی داده (نمودار رابطه موجودیت)، مدلسازی تجاری، مدلسازی شیء و مدلسازی مولفه‌ها را با هم ترکیب می نماید. UML را می توان در تمامی پروسه‌ها در سراسر روند توسعه نرم افزار به کار بست. پیش از پیدایش UML در اواسط دهه ۱۹۹۰، مدلسازی نرم افزار از مشکل ناسازگاری نماد گذاریهای مختلفی که توسط متخصصین مدلسازی مختلف بوجود می آمد رنج می برد و استاندارد فراگیری در این زمینه وجود نداشت. UML از تلفیق روش باخ[۶]، تکنیک مدلسازی شیء[۷] و مهندسی نرم افزار شیء گرا[۸] با یکدیگر در راستای جریانات یکپارچه سازی بوجود آمد. پیدایش UML همه چیز را تغییر داد و باعث رشد چشمگیر مدلسازی تصویری و استفاده گسترده از این زبان شد. UML امروزه نقش یک زبان بین المللی را در زمینه تولید نرم افزار بر عهده دارد. موسسه آماری گارتنر[۹] در سال ۲۰۰۶ تعداد متخصصان فناوری اطلاعات که از UML استفاده می کردند را ۱۰ میلیون نفر برآورد نمود و همچنین تخمین زده است که در سال ۲۰۰۸ در ۷۰ درصد شرکتهای تولید نرم افزار در سراسر دنیا از UML استفاده شده است.
برآیند این تلاش ها در حال حاضر UML را به عنوان قدرتمندترین زبان مدل سازی در دنیای نرم افزار مطرح ساخته است(رحمانیان، ۱۳۹۱).
۲-۱۵انواع تکنیک های مدل سازی
-
- مدل سازی اهداف سازمان
-
- مدل سازی منابع فرایند
-
- مدل سازی قواعد سازمان
- مدل سازی نقش کسب و کار
