این ماشین‌ابزاری است که استفاده مجدد یک مدرک را در مکان دیگر، ممکن می‌سازد. به‌طورکلی تعریف دستگاه فاکس عبارت است از ” دستگاهی که توانایی دریافت یا ارسال تصاویر و متون را از طریق خط تلفن دارد “(نثانی، ۱۳۸۵، ۸۱).
دستگاه فاکس با دیجیتال کردن یک تصویر و تقسیم آن به نقاط، عمل می‌کند. استفاده از فاکس تا آنجا پیش رفته است که اغلب رایانه‌های شخصی دارای یک بسته‌ی نرم‌افزاری فاکس و صفحه فاکس می‌باشند. چنین چیزی به کاربران رایانه‌های شخصی امکان انتقال کپی‌های دیجیتالی پرونده‌ها را به ماشین فاکس در هرکجای دنیا می‌دهد. بنابراین، ماشین‌های فاکس می‌توانند جایگزین چاپگرهای رایانه‌های شخصی نیز باشند
۳- سیستم‌های تایپ خودکار[۳۹]۲
اکثر این سیستم‌ها دارای اجزای مشترکی می‌باشند که شامل موارد زیر است:
- یک صفحه‌کلید برای ورود اطلاعات به درون سیستم؛
- یک صفحه‌نمایش که فرد را قادر می‌سازد متن را مشاهده کرده و تغییرات لازم را به وجود آورد؛
- یک بخش پردازش مرکزی که دارای حافظه‌ی داخلی است؛
- ابزار ذخیره متن همچون دیسک‌های نرم و یا دیسک‌های سخت؛
- یک چاپگر که برای چاپ مطالب استفاده می‌شود.
۴- پست الکترونیکی[۴۰]۳
پست الکترونیکی فرایند تحویل و ارسال پیام‌ها به‌صورت الکترونیکی می‌باشد. پست الکترونیکی شامل ابزارهای مشابه فاکس ( برای انتقال دست‌نوشته‌ها، برگه‌ها، نقاشی‌ها و سایر نمودارها توسط خطوط تلفن یا سیستم‌های بی‌سیم) می‌باشد. پست الکترونیکی می‌تواند به میزان زیادی اثربخشی ارتباطات را با کاهش وقفه‌های تلفنی و تماس‌های شخصی برنامه‌ریزی نشده کاهش دهد. بعلاوه، پیام‌ها می‌توانند با سرعت و سهولت و بدون تأخیر به دریافت‌کننده‌های زیادی فرستاده شوند. به دلیل اینکه پیام‌ها در رایانه ذخیره می‌شوند، می‌توان آن‌ها را بازنگری نمود. همچنین به این دلیل که پیام‌ها در زمانی مناسب به دریافت‌کننده می‌رسند، دریافت‌کننده وقت کافی برای پاسخ دادن به آن‌ها را دارد.
۵- پست صوتی[۴۱]۱
مطالعات نشان می‌دهد که مکالمات تلفنی درگذشته وقت زیادی را از افراد می‌گرفتند، زیرا یا تلفن مشغول بود و یا فرد در محل موردنظر حضور نداشت و فرد باید مجدداً تماس می‌گرفت یا برای گیرنده پیغام می‌گذاشت تا با او تماس بگیرد. یک راه‌حل برای مشکل مذکور، ماشین ویژه پاسخگو می‌باشد. این ماشین‌ابزار ساده‌ای است که به تلفن کنندگان یک پیام کوتاه می‌دهد.این ابزار شبیه به پست الکترونیکی متنی می‌باشد که می‌تواند پیام‌ها را به افراد متفاوت انتقال دهد، یا می‌تواند در اوقات غیر اداری، زمانی که میزان تماس‌های تلفنی بسیار کم است، پیام‌ها را انتقال دهد. همچنین سیستم پست صوتی به کاربران این امکان را می‌دهد که به‌طور همزمان پیام‌های صوتی را به سایر دارندگان پست صوتی بفرستند و یا از آنان پیام دریافت کنند ( همان منبع).
۶- تبادل الکترونیکی داده‌ها[۴۲]۲
با بهره گرفتن از تبادل الکترونیکی داده‌ها می‌توان تبادلات رایانه به رایانه را به‌صورت اشکال خواندنی تبدیل کرد و به‌جای تبادل پیام‌های محرمانه کاغذی، پیام‌ها به‌صورت الکترونیکی و با خطوط ارتباطی تلفنی انتقال یابند. با بهره گرفتن از این سیستم، می‌توان در زمان صرفه‌جویی زیادی کرد. در شرکت‌های بزرگ و سازمان‌ها از ابزارهای ارتباطی داده‌ها استفاده زیادی می‌شود.
۷- کنفرانس ویدئویی[۴۳]۳
کنفرانس ویدئویی یکی از جدیدترین دستگاه‌های اتوماسیون اداری است که با این روش اجلاس‌ها از راه دور، به‌صورت مجازی و بدون حضور فیزیکی افراد شرکت‌کننده در یک مکان، برگزار می‌شود. در این طرح برای تشکیل کنفرانس هیچ نیازی به حضور مدیران برای جمع شدن در یک مکان خاص وجود ندارد و هرکسی می‌تواند در اتاق خود در کنفرانس شرکت کند. ضمناً تاریخ برگزاری اجلاس‌ها نیز از طریق پیام الکترونیکی، اعلام می‌شود که این از نقاط قوت طرح است. (نثائی، ۱۳۸۵)
۲-۱-۱۴٫ مزایای استفاده از اتوماسیون اداری مناسب در سازمان‌ها
به‌کارگیری اتوماسیون اداری علاوه بر غلبه بر مشکلات سیستم‌های غیرمکانیزه، باعث استفاده بهینه از امکانات، تعاملات بیشتر، گردش کار سریع‌تر و شفاف‌تر و سازمان‌دهی بیشتر مکاتبات و مراودات اداری می‌شود. برخی از مزایای استفاده از یک سیستم اتوماسیون اداری مناسب عبارت‌اند از (حسینی، ۱۳۸۴):
-
- صرفه‌جویی زمان در انجام چرخه‌ها و تعاملات اداری و دریافت سریع پاسخ‌ها و ارجاعات؛
-
- دسترسی به کلیه اطلاعات، کارپوشه‌ها، قرارها و جلسات، بدون نیاز به حضور فیزیکی در محل کار؛
-
- حذف قسمت عمده‌ای از هزینه‌های ملزومات اداری (بایگانی، کپی، پست، کاغذ و…)؛
-
- صرفه‌جویی در فضای بایگانی و امکان نگهداری کلیه اسناد و مدارک بدون محدودیت زمانی؛
-
- ذخیره متمرکز الکترونیکی با فضای کمتر و امنیت اطلاعات بالاتر؛
-
- استفاده از کارکنان کمتر برای بایگانی و دسترسی راحت‌تر به اطلاعات موردنیاز؛
-
- تسهیل ارتباطات سازمانی و اعمال راحت‌تر نظارت و سیاست‌های سازمان؛
-
- افزایش و تسهیل تعاملات و مراودات اداری و افزایش تعداد عناوین مطرح‌شده در مراودات اداری؛
-
- دسترسی آسان به اطلاعات در سطوح مختلف سازمان؛
-
- ارتقاء پشتیبانی کارکنان و استفاده بهتر از منابع کارشناسی به‌واسطه تعاملات بیشتر؛
-
- دسترسی سریع به اطلاعات در زمان و مکان موردنیاز به‌واسطه ارتباط برخط (آنلاین)؛
-
- دسترسی به ارتباطات درزمینه‌ی موردنیاز به‌صورت همزمان توسط افراد مختلف؛
-
- ایجاد موقعیتی برای بهینه‌سازی ساختار اداری و تحول در امور دبیرخانه‌ای سازمان‌ها؛
-
- فرهنگ‌سازی در راستای استفاده بهینه از ابزارهای فن‌آوری اطلاعات در سازمان؛
-
- مدیریت بهتر برگردش کار مکتوبات و مستندات؛
-
- تسهیم ساده و قانونمند اطلاعات و تسهیل دسترسی برای کاربران مجاز؛
-
- امکان انجام کارهای اداری در خارج از محل کار و در هر زمان؛
-
- کاهش فعالیت‌های غیر مولد مانند بایگانی فیزیکی اسناد؛
-
- نگهداری سوابق عملیات در حجم کمتر، ایمنی بالاتر و مراجعه آسان‌تر؛
-
- قابلیت تولید گزارش‌های موردنیاز به همراه نمودارهای متعدد؛
-
- کاهش کارهای مسئولان دفاتر، منشی‌ها و تایپیست‌ها؛
-
- امکان پیگیری تلفنی کارها در هر مکان و زمان؛
-
- اعمال کنترل بر اطلاعات طبقه‌بندی‌شده؛
-
- دقت در انجام عملیات و ثبت تمامی امور؛
-
- حذف کامل کاغذ از فرایند انجام کارها؛
-
- ردیابی امور و پیگیری به‌موقع مراحل کار؛
-
- سهولت و سرعت در گردش عملیات؛
-
- امنیت بالا در نگهداری از اسناد و امکان دسترسی به آن‌ها.
