سیستم های اطلاعاتی در سازمانها نه تنها مبادلات اطلاعات روزمره را به عهده دارند، بلکه به عنوان یک مزیت رقابتی در کسب وکار، ایفای نقش می کنند(وارد[۱]،۲۰۰۲) .
برای برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی چارچوبهای متفاوتی ارائه شده است ، ولی هنوز سازمانها در تدوین استراتژیهای فناوری اطلاعات با مشکلاتی مواجه هستند که نهایتاً این مشکلات منجر به شکست برنامهها میشود. این شکستها غالبا به این دلیل است که چارچوبهای مختلف برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، در شناسایی مشکلات ریشهای مربوط به سیستمهای اطلاعاتی که بندرت مشکلات فنی و تکنولوژیک هستند، دچار ناکارایی هستند که این امر ناشی از توجه نکردن به رابطه بین فناوری اطلاعات با محتوای سازمانی است. سه نقش اساسی فناوری اطلاعات عبارتند از نقشهای اجرایی، عملیاتی و رقابتی. نقش اجرایی شامل اتوماسیون فعالیتهای حسابرسی و کنترل است که مستلزم استقرار یک بستر کارا از فناوری اطلاعات است. نقش عملیاتی، یک حالت توسعه یافتهای از نقش اجرایی است، با این وجه تمایز که شامل ایجاد و استقرار یک بستری از فناوری اطلاعات است که باعث ایجاد توانایی در اتوماسیون کل فرایندهای تجاری سازمان میشود. نقش رقابتی هم، شامل استقرار یکسری برنامه های کاربردی جدید از فناوری اطلاعات است که بتوان به آن به عنوان یک مزیت رقابتی در محیط بازار نگریست. امروزه بیشتر به نقش و اساس رقابتی فناوری اطلاعات توجه میشود. بنابراین برای استفاده از فناوری اطلاعات بعنوان یک مزیت رقابتی ما نیاز به برنامه ریزی استراتژیک داریم تا بتوان از آن در تحقق اهداف استراتژیک سازمان استفاده کرد (حاکی،۱۳۸۶: ۸۴).
پس امروزه، سرمایهگذاری در حوزه سیستمهای اطلاعات یکی از موضوعهای مطرح در تمامی سازمانهاست.در بسیاری موارد،سرمایهگذاری در این حوزه موجب صرفهجویی فراوانی در هزینه شده است و در موارد دیگر بهرهوری، متناسب با میزان سرمایهگذاری، ارتقا نیافته است. این موضوع در مدیریت نوین و حتی مدیریت کلاسیک مطرح بوده و هست.زمانی برنامه ریزی و طراحیهای انجام شده مثمرثمر خواهد بود که بر مبنای یک نظام ارزیابی، سنجیده شده و نواقص آن رفع شوند. در این پژوهش سعی برآن است که عوامل موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک سیتم های اطلاعاتی مورد بررسی قرار بگیرد.
۱-۳ اهمیت و ضرورت تحقیق
انفجار اطلاعات را باید مهمترین حادثه صنعتی قرن بیستم دانست که سایر عرصههای صنعت را
تحت الشعاع خود قرار داده است.در دنیای رقابتی امروز،اطلاعات،همتراز سرمایه و نیروی انسانی، در شمار عوامل تولید و به عنوان مهمترین مزیت نسبی بنگاههای اقتصادی محسوب میگردد.درهمین راستا،سیستمهای جامع اطلاعات مدیریت در کشورهای پیشرفته صنعتی از سالها پیش و در کشور ما طی سالهای اخیر مورد توجه خاص مدیران قرار گرفته است.به همین دلیل،استقرار یک سیستم جامع کارآمد،همیشه جزء دغدغههای اصلی مدیران شرکتهای بزرگ بوده است و مانند هر موضوع دیگری در کشور ما از شرایط بومی و فرهنگی خاص خود برخوردار است(حاکی، ۱۳۸۶: ۸۹).
درعصر حاضر ، مدیران نیاز پیدا کرده اند که اطلاعات[۲] مربوط به اموری را که با آن سروکار دارند بشناسند، گردآوری و تحلیل کنند، سازمان بدهند و با مراعات سه عامل مهم سرعت، دقت و هزینه که در همه فعالیتهای سازمانهای عصر حاضر بدون استثناء دیده می شود، آنرا مبادله کنند. لذا مدیر برای آنکه قادر باشد تصمیم خردمندانه ای برای سازمان اتخاذ نماید باید از همه اطلاعات، راجع به وضعیت یا مشکلات مربوط به موضوعی که می خواهد درباره آن تصمیم گیری نماید، آگاه باشد. بدین ترتیب ارزش و اهمیت اطلاعات مشخص می گردد. یعنی اگر به مدیر اطلاعات غلط و نامربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطع دارای اشتباه خواهد بود. ولی اگر به مدیر اطلاعات صحیح و مربوط داده شود، تصمیمات او به طور قطعی نه، ولی به احتمال زیاد دارای صحت و تناسب لازم برای سازمان، خواهد بود، البته به شرط آنکه توان تصمیم گیری و بکارگیری اطلاعات در مدیر وجود داشته باشد. اطلاعات درون هر سیستم در هر لحظه از زمان دارای ساختی است که دانش و آگاهی[۳] آن سیستم را تشکیل می دهد. این دانش به طور تدریجی و در طول زمان از طریق جذب پاره های مختلف اطلاعات یا داده[۴] و تبدیل آن به اطلاعات پدید آمده است. اگر سیستم پیوسته از محیط پیرامون خود اطلاعات کسب کند، دانش آن پیوسته درحال افزایش و گسترش بوده و از حالت بسیط و ساده به حالت پیچیده و متنوع تغییر می نماید. رمز موفقیت هر مدیر ونظام مدیریت در هر سازمان این است که بتواند گام به گام داده های جدید را با دانش پیشین سازمان پیوند دهد و مقدمات دریافت و آماده سازی اطلاعات نوین را فراهم آورد. بکوشد تا به فراخور وضع سازمان و با توجه به مراتب مختلف زیرمجموعه آن سازمان، توان دریافت اطلاعات جدید را در سازمان بالا ببرد . ازسویی فقر ضعف اطلاعات موجب می شود که مدیریت سازمان نه تنها تصویر درست و کاملی از آینده نداشته باشد، بلکه حتی نتواند نقاط قوت وضعف وضع گذشته و موجود سازمان را درست و کامل بشناسد. در نتیجه نه می تواند هدف گذاری صحیح بکند و نه قادر است فعالیتهای مناسبی را برای سازمان طراحی نماید و پیرو این امر از منابع سازمان استفاده بهینه نخواهد کرد. لذا می توان یکی از عمده ترین دلایل عدم کارآیی و عدم موفقیت سازمانها را تصمیم گیری ضعیف یا غلط یابی به موقع مدیریت سازمان به علت عدم وجود اطلاعات کافی و مناسب دانست و این می تواند به دلیل اهمیت کافی قایل نشدن برای اطلاعات، تأمین نکردن زیربناهای مناسب، و ضعف در تولید، سازماندهی،
ذخیره سازی و اشاعه اطلاعات مناسب، دقیق، صحیح، قابل اعتماد، به هنگام وکامل باشد(قاضی زاده،۱۳۸۵:۱).
هیکس[۵] (۲۰۰۴) با مرور گزارشها و مورد پژوهشهای انجام شده درباره کاربرد این فناوری در کشورهای در حال توسعه به نتیجه مشابهی رسیده ( ۱۰۱-۱۱۲ ). وی در مطالعه ای با بررسی نوشته ها، نظرخواهی از متخصصان دولت الکترونیکی و تحلیل بیش از ۴۰ گزارش درباره دولت الکترونیکی از کشورهای در حال توسعه نتیجه می گیرد که تنها ۱۵ درصد از ابتکار عمل ها در این زمینه با موفقیت قرین بوده اند،
اما ۳۵ درصد آنها کاملاً شکست خورده و ۵۰ درصد آنها نیز با ناکامی نسبی مواجه شده اند. در ایران نیز وضع چندان بهتری حاکم نبوده است، چنانکه در یک نظرسنجی تنها ۱۲ درصد از مدیران و کارکنان
سازمانهای دولتی، اعتقاد به موفقیت اینگونه سازمانها در کاربرد سیستمهای اطلاعات مدیریت داشته اند
(مشایخی،۱۳۸۴: ۱۹۶).
بنابراین استقرار سیستم های اطلاعاتی مؤثر به منظور افزایش کارآیی و کارآمدی نظام اداری، جلوگیری از افزایش بی رویه ی هزینه ها، افزایش اثربخشی، کاهش تصدی گری و افزایش کیفیت خدمات با رویکرد مشتری محوری در بخش دولتی از اهمیت ویژه ای برخوردار است و از سوی دیگر توجه به اهمیت شناخت سازمان در طراحی و استقرار سیستم های اطلاعاتی مدیریت، به نحوی که این سیستم ها بتوانند هم تحت تأثیر آن قرار گرفته، هم بر آن تأثیر گذارند، انکارناپذیر است.
۱-۴ اهداف تحقیق
اهداف اصلی
شناسایی عوامل موثر بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی.
رتبه بندی عوامل موثر بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی.
اهداف علمی :
تبیین تاثیر عوامل انسانی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی .
تبیین تاثیر عوامل ساختاری بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی
تبیین تاثیر عوامل محیطی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی
تبیین تاثیر ظرفیت برنامه ریزی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی .
تبیین تاثیر ظرفیت تغییر بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی.
۱-۵ فرضیه های تحقیق:
عوامل انسانی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی تاثیر دارد.
عوامل ساختاری بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی تاثیر دارد.
عوامل محیطی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی تاثیر دارد.
ظرفیت برنامه ریزی بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی تاثیر دارد.
ظرفیت تغییر بر موفقیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی تاثیر دارد.
۱-۶ قلمرو تحقیق
قلمروموضوعی: دراین تحقیق به بررسی عوامل موثر برکیفیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت پرداخته شده است.
قلمرو مکانی: از نظر مکانی در حوزه دیوان محاسبات کشور می باشد .
قلمرو زمانی: از نظر زمانی در سال ۱۳۹۱ تا ۹۲ انجام شده است .
۱-۷ روش تحقیق
تحقیق حاضر براساس هدف آن، جزء تحقیقات کاربردی منظور می شود. هدف از تحقیقات کاربردی، توسعه ی دانش کاربردی در یک زمینه ی خاص است. برای اولویت بندی شاخص های عوامل موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستمهای اطلاعاتی مدیریت ، با جمع آوری اطلاعات و داده ها از طریق مطالعات کتابخانه ای و بررسی پیشینه تحقیق، بستر حرکتی پژوهش مشخص شده است و از طریق مطالعات میدانی کسب اطلاعات شده است. تنظیم پرسشنامه توسط تعدادی از کارشناسان، خبره ها و مدیران انجام گرفته است. اطلاعات حاصل از مطالعات و مصاحبه ها و پرسشنامه ها مورد ارزیابی و تجزیه و آزمون قرار گرفته است .
۱-۸ تعاریف نظری و عملیاتی
الف: تعاریف نظری
فناوریهای اطلاعاتی، مجموعه ای از ابزارها، تجهیزات، دانش و مهارتها است که از آن در گردآوری، ذخیره سازی، بازیابی و انتقال اطلاعات استفاده می شود. این فناوری ها کاربردها و تأثیرات فراوانی در مدیریت،صنعت، اقتصاد،تجارت و دریک کلمه در تمام ابعاد زندگی انسان داشته و دارند(مهدوی، ۱۳۸۶: ۲۳۷).
برنامهریزی استراتژیک به مفهوم برنامهریزی آینده یک سازمان است، یعنی جهتی که سازمان میخواهد در آن جهت حرکت کند و برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات برای هر سازمان، سندی است که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو ملاحظات استراتژیک مانند ماموریت، اهداف و اولویت های سازمان تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستم ها و پایگاههای اطلاعاتی را در سطح سازمان تعیین میکند. به عبارت دیگر، برنامهریزی استراتژیک فناوری اطلاعات منشور و برنامه کلان سازمان در زمینه سیستمهای اطلاعاتی و به طور کلی، فناوری اطلاعات است(جعفرخانی،۱۳۸۸ :۳۶).
اطلاعات، یک منبع سازمانی است و همچون هر منبع سازمانی دیگر، باید به طرز مناسب در سطح سازمان توزیع و به اشتراک گذاشته شود. توزیع و به کارگیری مناسب اطلاعات، مستلزم یک برنامه استراتژیک است. اطلاعات تولیدشده، انباشته شده و یا توزیع شده در درون یا بیرون سازمان باید در جهت دستیابی به اهداف سازمان طراحی شده باشد. استفاده بهینه از اطلاعات به عنوان یک منبع سازمانی، با معیار توانایی برآورده کردن نیازها و کمک به دستیابی به اهداف و مأموریتهای سازمانی در سطوح مختلف، سنجیده می شود. بدیهی است که برنامه ریزی اطلاعات (یعنی تهیه برنامه ای که ارتباط اطلاعات را با اهداف سازمان روشن می سازد)، فعالیتی نیست که یک واحد سازمانی، به صورت مستقل و تنها با توجه به نیازهای ویژه خود، بتواند انجام دهد(توربان و دیگران[۶]،۱۹۹۹).
ب تعاریف عملیاتی
در تحقیق حاضر متغیر های موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستم اطلاعاتی موارد زیر می باشد:
الف : عوامل انسانی : ۱. آگاهی مدیریت ارشد سازمان - ۲. وجود نگرش مثبت - ۳. مشاهده پذیری - ۴. قابلیت استفاده .
ب : عوامل ساختاری : ۱. ثبات مدیریت ارشد - ۲. جایگاه سازمانی فناوری اطلاعات - ۳. ثبات تیم مجری - ۴. وجود فرد مسؤول - ۵. مشخص بودن فرایندهای کسب وکار .
ج: عوامل محیطی : ۱. یادگیری میان سازمانی - ۲. قوانین و مقررات مناسب - ۳. مشاوران واجد شرایط
د: نقش مدیریت ارشد : ۱. حمایت و پشتیبانی - ۲. درگیری مستقیم
ه: ظرفیت برنامه ریزی :۱. برنامه جامع فناوری اطلاعات - ۲. تخصیص منابع مالی - ۳. تناسب و همخوانی با نیازها - ۴. تناسب و همخوانی با هدفها - ۵. تناسب و همخوانی با استراتژیها
خ: ظرفیت تغییر: ۱. توان مدیریت تغییر - ۲. آموزش کاربران - ۳. کنترل پروژه ها - ۴. نظام انگیزشی پشتیبان - ۵. واحدمندی پروژه ها .
فصل دوم
ادبیات تحقیق
مقدمه
در جهان امروز، اطلاعات، عامل اصلی و زیربنای توسعه اقتصادی و اجتماعی کشورها محسوب
می شود و نقش مهمی در زمینه فعالیتهای انسانی ایفا می کند. فناوری پایه ای و یا ستون فقرات این عصر را نیز فناوری اطلاعات و یا در تازه ترین تعبیر، فناوری اطلاعات و ارتباطات[۷] می نامند. شتاب تغییرات در فناوری اطلاعات و ارتباطات به قدری است که متخصصان و کارشناسان فعال در این زمینه و همچنین مدیران
تصمیم گیر در خصوص فناوری اطلاعات و ارتباطات نیازمند تلاش شبانه روزی جهت به روز نگاه داشتن اطلاعات خود هستند. فناوری های اطلاعاتی، مجموعه ای از ابزارها، تجهیزات، دانش و مهارتها است که از آن در گردآوری، ذخیره سازی، بازیابی و انتقال اطلاعات استفاده می شود. این فناوری ها کاربردها و تأثیرات فراوانی در مدیریت، صنعت، اقتصاد، تجارت و در یک کلمه در تمام ابعاد زندگی انسان داشته و دارند. فناوریهای جدید به ساده سازی کارها و حتی کاهش مهارت تأکید دارند، ولی در مقابل، هوشمندی در انتخاب استراتژیها و فعالیتهای برنامه ریزی محور اصلی است. به هر حال، سیستمهای اطلاعاتی به سرعت در سراسر جهان منتشر شده اند. در محیط رقابتی جهانی، موفقیت سیستمهای اطلاعاتی به یکی از مهمترین عوامل کلیدی موفقیت سازمانها تبدیل شده است. سازمانها برای کسب موفقیت در سیستمهای اطلاعاتی باید درگیر ارزیابی کیفیت و بهبود سیستمهای اطلاعاتی شوند. اکنون کیفیت یکی از منابع مهم رقابت به شمار می رود و رضایت کاربر، مبنای ارزیابی سیستمهای اطلاعاتی است(مهدوی، ۱۳۸۶: ۲۳۸).
در این فصل به ارائه مفاهیم و نظریه ها و مدل های سیستم های اطلاعاتی مدیریت پرداخته می شود.
۲-۱ سیستمهای اطلاعاتی
راهنمای نگارش پایان نامه درباره : عوامل موثر بر کیفیت برنامه ریزی استراتژیک ...