نیازهای آموزشی فردی و گروهی (Soriano, 1997).

۲-۹- مسوول تعیین نیازهای آموزشی

قبل از هر مقام مسوولی خود “فرد” است که باید نیاز آموزشی خود را تشخیص دهد و معمولا این کار را انجام می دهد. “فرد” بهتر از هر شخص دیگری نارساییها و کمبودهای خود را تشخیص می دهد و می داند برای آینده خود با توجه به جریان خدمتی پیش بینی شده اش به چه میزان دانش و مهارت نیاز دارد و یا از نظر رفتار و طرز تلقی چه تغییرات مطلوبی را باید در خود ایجاد نماید. گذشته از خود فرد، سازمان مسوول یا کارشناس آموزش، موظف به تعیین نیاز آموزشی سازمان خود است. البته سرپرستان مستقیم و مدیران سطوح بالاتر سازمانی نیز در تشخیص و تعیین نیازهای آموزشی دخیل و مسوولند.

اهم وظایف مسوول آموزش را به شرح زیر می توان خلاصه نمود:

برآورد احتیاجات آموزشی از طریق بررسی آمارها و گزارشات واصله از واحدهای اجرایی، نظر خواهی از سرپرستان و مدیران، انجام بازدید و بازرسی های لازم با کمک و هماهنگی سرپرستان اجرائی، مطالعه و تحقیق در زمینه پیشرفت های علمی و تکنولوژی در رابطه با کار موسسه و پیشنهاد آموزشهای جدید.

تجزیه و تحلیل نتایج حاصل از ارزیابی های کارکنان و تعیین کمبودها و نارسائیهای تخصصی، فکری و ارزشی.

تنظیم برنامه های آموزشی با توجه به تمام ملاحظات بند فوق.

پیش بینی وسایل، مربی، کلاس درس و سایر تسهیلات لازم جهت آموزش.

نظارت در اجرای صحیح برنامه های آموزشی.

تشویق کارکنان و حتی مدیران و سرپرستان به کسب دانش و افزایش مهارتهای لازم.

کنترل و ارزیابی عملکرد برنامه های آموزشی.

تنظیم گزارشات بعد از آموزش و ارائه این گزارشات به مدیریت موسسه، در این گزارشات معمولا نتیجه اجرای برنامه های آموزشی، نواقص و کمبودها و سرانجام اقداماتی که در جهت رفع نواقص اعمال یا پیشنهاد شده گنجانده می شود(میرسپاسی، ۱۳۸۲).

۲-۱۰- مسوول رفع نیازهای آموزشی

آموزش کارکنان دولت و تجهیز آنان به تخصص ها و مهارتهای مورد نیاز همواره به عنوان یکی از هدفهای مهم و اساسی در جهت تحول نظام اداری مورد توجه بوده است. از آنجا که نظام آموزش عمومی در بسیاری از کشورهای در حال توسعه، پاسخگوی نیازهای واقعی مشاغل موجود موجود در بخش دولتی نمی باشد، تهیه و تنظیم برنامه های آموزشی و چگونگی برگزاری دوره های آموزشی از اهمیت خاصی برخوردار است.

پس از تشخیص و تعیین نیازهای آموزشی، خود فرد، سرپرست مستقیم او و مدیر آموزش مسوول رفع نیازها هستند. هر یک به سهم خود و با همکاری یکدیگر باید در رفع نیازها بکوشند ولی مسوول اصلی ” واحد آموزش” یا مسوول آموزشی سازمان است(ابطحی، ۱۳۶۸).

۲-۱۱- روش های آموزش و توسعه

روش های آموزش و توسعه را می توان به دو گروه تقسیم کرد:

روشهایی که اساسا ماهیت اطلاعاتی یا انتقالی دارند، به این معنا که از ارتباط یک طرفه ای استفاده می شود که اطلاعات را به یادگیرندگان منتقل می کند.

روشهایی که اساسا ماهیت تجربی دارند، به این معنا که یادگیرنده با مربی یا کامپیوتر، یا سایر آموزشگران مهارت مورد نظر را اجرا و تمرین می کند.

ازآنجا که یک روش آموزشی که بتواند به بهترین نحو جوابگوی تمام اهداف باشد نمی توان یافت، لذا در اکثر برنامه های آموزشی از چندین روش استفاده می شود. به منظور انتخاب بهترین ترکیب از روش های موجود برای یک برنامه آموزشی خاص، ابتدا اهداف آموزش (توسط برآورد نیازها) و مخاطبین آن باید مشخص شوند. افزون بر این ، ارزیابی منابع قابل دسترسی برای تدوین آموزشی، بودجه تخصیص یافته به تقاضای آموزشی است.

هر روشی که انتخاب گردد باید: ۱) انگیزش یادگیری مهارت جدید را در آموزشگیر به وجود آورد، ۲) مهارتی را که باید یاد دهد مجسم و تشریح کند، ۳) با محتوای آموزش سازگار باشد، ۴) مشارکت فعالانه آموزشگیران را در قالب مدلهای مناسب یادگیری بزرگسالان امکان پذیر سازد، ۵) فرصتهایی را برای تمرین و بیش آموزی فراهم کند، ۶) بازخورد بر عملکرد را در طول آموزش فراهم کند، ۷) انتقال صحیح آموزش را به شغل فراهم سازد، ۸) از نظر هزینه مقرون به صرفه باشد(جزئی، ۱۳۷۸).

۲-۱۲- مزایای آموش در توسعه نیروی انسانی

آموزش و بهسازی نیروی انسانی، کوشش مداوم و برنامه ریزی شده ای است که برای افزایش توانایی های کارکنان و بهبود سطح عملکرد و شایستگی آنان انجام می گیرد به همین دلیل آن را از بهترین فعالیت های سازمانی تشخیص داده اند. چنانچه کارکنان آموزش لازم را ببینند، در انجام کارهای زیر موفق تر عمل خواهند نمود:

۱- کسب مهارت و انعطاف پذیری در انجام کارها:

آموزش باعث ایجاد معلومات و شناخت های کاری که موجبات افزایش کارایی را فراهم می سازد، می گردد. کارکنان اگر آموزش لازم را ببیند در انجام کارهای زیر مهارت و انعطاف پذیری زیادتری خواهند یافت.

تصدی مشاغل جدید در سایه کسب مهارت های تازه
انطباق با شرایط جدید و منحصر به فرد در محیط کار
شناخت و قبول سیاست ها و مقررات سازمان
آشنایی و استفاده از روش های متفاوت انجام کار در صورت لزوم
استفاده از آموزش های ارائه شده در جهت پیشبرد اهداف سازمانی
برخورداری از امکان حفظ خود در سازمان و رقابت با نیروهای آموزش دیده تازه نفس
ایجاد تغییرات بنیادی در سازمان
به روز نگهداری معلومات کارکنان^[۸] ، همراه با تحولات تکنولوژی سازمان.
بهبود کمی و کیفی محصولات و خدمات:
آموزش عملکرد فردی، تیمی و مشارکتی را بر حسب ستاد، کیفیت، سرعت و به طور کلی بهره وری را بهبود می بخشد. آموزش کارامد می تواند سطح خدمات بالاتری را برای مشتریان فراهم نماید. مهارت در انجام وظایف و مسئولیت ها مستلزم سرعت عمل، صحت و دقت است. آموزش به کارکنان امکان می بخشد مهارت خویش را در انجام تکالیف سازمانی افزایش دهند و در نتیجه محصول کار خود را از حیث کیفیت و کمیت بهبود بخشند. از طرفی افزایش تولید به مدیریت موسسات امکان می دهد اعضای سازمان را از مزایای مالی بیشتری بهره مند سازند. زیرا با آموزش، افراد سازمان به تنها محصولات و خدمات بهتر و بیشتری را تولید می کند. بلکه موجبات کاهش ضایعات و جلوگیری از هدر رفتن مواد و ملزومات و استفاده موثر از وسایل و ماشین آلات فراهم می گردد.
جلوگیری از بروز حوادث در حین کار و کاهش ضایعات:
غالب حوادث محیط کار در نتیجه جهل و بی اطلاعی و عدم مهارت کارمند یا کارگر به وقوع می پیوندد. نقص در مهارت ها و نا مناسب بودن رفتار افراد ،حوادث و مخا طرات سازمانی را
به وجود می آورد ، را حل اساسی و موثر بر جلوگیری از این قبیل حوادث و رفع نقایص کارکنان تعلیم روش های ایمنی و انجام امور به طور صحیح می باشد. آموزش ضمن خدمت علاوه بر جلوگیری ازبروز حوادث در حین کار باعث جلوگیری و کاهش ضایعات در حین کار نیز می گردد( عسگریان، ۱۳۷۰).
۴- ایجاد ثبات در سازمان و رعایت انعطاف در موارد ضروری:
انعطاف عملیاتی را به وسیله توسعه دامنه مهارت های ارائه شده به وسیله کارکنان ( چند مهارتی ) بهبود می بخشد. آموزش کار می تواند به افزایش سطح درک تغییرات اداری کمک نماید و دانش و مهارت های لازم را برای کارکنان به منظور تطبیق با شرایط جدید مهیا نماید. آموزش کارکنان اعتبار و ارزش سازمان را از طریق ایجاد ثبات در عملیات و استفاده از تغییرات ضروری بالا می برد. سازمان وقتی از ثبات برخوردار است که به علت از دست دادن وعده ای از کارمندان شایسته و یا لزوم استفاده از روش های نوین در عملیات، دچار وقفه و تعطیلی نگرددو یکی از وظایف اولیه هر دوره آموزشی، ایجاد طرز فکر صحیح نسبت به کار و سازمان است و انتظار می رود بعد از پایان دوره، بینش و نگرش مورد نظر در کارکنان بوجود آمده باشد که رفتار آنها را در جهت مطلوب و همکاری موثر با سازمان تغییر دهد و ذهن آنها طوری شکل گیرد که اهداف سازمان پشتیبانی کنند .
۵- کاهش در نظارت:
با آموزش به کارمندان یک نوع نظارت شخصی و خودکاری مهیا می گردد. به عبارت دیگر، کارمندان تعلیم یافته و آموزش دیده اغلب خود ناظر بر عملیات خویش هستند و کمتر به کنترل مستقیم و نظارت دائمی سرپرست احتیاج دارند. برعکس، کارمندان آموزش ندیده یک منبع نگرانی و تشویق برای روسای بلاواسطه می باشند. در این حالت سرپرست مربوطه ناچار است وقتی خود را پیوسته صرف نظارت دائمی و رفع مشکلات و ثصحیح اشتباهات کارمندان تعلیم نیافته نماید(کاظمی، ۱۳۸۴).
۶- تقویت روحیه کارکنان و ایجاد غرور و حیثیت در آنان:
صلاحیت کارکنان را به وسیله تشویق و ترغیب آنان در شناخت و توصیف رضایت و اهداف سازمان بالا می برد. با آموزش کارمندان قادر می شوند با کسب مهارت بیشتر وظایف خویش را به نحو موثرتری انجام دهند. در نتیجه سازمان از نیروی کار به طور مطلوب تری منتفع می گردد. در چنین حالتی کارمند نیز از نتایج کار خویش رضایت بیشتری حاصل می کند و در خود احساس غرور و آرامش و اهمیت می کند( اسداله، ۱۳۸۴).
۲-۱۳- فرایند آموزش
الف) تعیین نیازهای آموزشی: به منظور اثر بخشی و سودمندی آموزش، می باید توجه کافی در خصوص نیازهای آموزش فرد و سازمان صورت گیرد. قبل از اینکه به آموزش پرداخته شود، تجزیه و تحلیل واقعه بینانه ای از نیازهای آموزشی ضرورت پیدا می کند. نیازهای آموزشی از طریق شرایط شغل، تجزیه و تحلیل فرد قابل تعیین است.
تجزیه و تحلیل سازمانی: یک فرایند مستمر جمع آوری اطلاعات و بازبینی آن برای تعیین نیازهای آموزشی است. اطلاعات جمع آوری شده در زمینه نیروی انسانی، مهارتهای آنان است که از طریق این اطلاعات نیازهای آموزشی تعیین می گردد ( سقاری، ۱۳۵۱).
تجزیه و تحلیل وظیفه: هر شغل از وظایف مختلفی تشکیل شده است برای اینکه نیازهای آموزشی این وظایف مشخص گردد. می باید مورد تجزیه و تحلیل قرار گیرد. “تجزیه و تحلیل شغل عبارتند از فرایندی که در آن مهارتها، تواناییها و دانش مورد نیاز برای انجام وظایف مختلف که در یک شغل وجود دارد، تعیین می گردد.